НАРЕДБА № Н-3 ОТ 26 ЯНУАРИ 2012 Г. ЗА СЪЗДАВАНЕТО, СЪДЪРЖАНИЕТО, ПОДДЪРЖАНЕТО, СЪХРАНЯВАНЕТО И ИЗПОЛЗВАНЕТО НА НАЦИОНАЛНИЯ ДОКУМЕНТАЛЕН АРХИВ НА НАЦИОНАЛНИЯ ИНСТИТУТ ЗА НЕДВИЖИМОТО КУЛТУРНО НАСЛЕДСТВО И НАУЧНИЯ АРХИВ НА МУЗЕИТЕ
Това е резюме на текстовете от нормативния акт, целящо лесно и бързо запознаване на потребителя с нормите в него.
Виж оригиналния текст на документа
Чл. 1
Наредба № Н-3 регулира създаването, съдържанието, поддържането, съхраняването и използването на Националния документален архив на НИНКН и научните архиви на музеите. Целта е да се осигури адекватно управление и достъп до архивната информация, свързана с недвижимото културно наследство.
Чл. 2
Наредба № Н-3 от 26 януари 2012 г. определя правилата за създаване, съдържание, поддържане, съхраняване и използване на Националния документален архив на НИНКН и научния архив на музеите. Всяка дейност по опазване и представяне на културните ценности трябва да се документира, като тези документи формират Националния документален архив за недвижими обекти и научния архив за движими културни ценности. Архивите са постоянно попълваща се съвкупност от документи, отразяващи процесите на проучване и опазване на културните ценности. Те са част от Националния архивен фонд и методическото им ръководство се осъществява от Държавна агенция 'Архиви'.
Чл. 3
Член 3 от Наредба № Н-3 задължава външните експерти, които извършват дейности по опазването на обекти на културното наследство, да предоставят безвъзмездно екземпляр от изготвените документи и документации в Националния документален архив на Националния институт за недвижимо културно наследство (НИНКН) или в съответния музей.
Чл. 4
Националният институт за недвижимото културно наследство предоставя методическа помощ на общинските администрации. Тази помощ е свързана с дейностите по създаването, съдържанието, поддържането, съхраняването и използването на местни архиви, които касаят недвижимите културни ценности, декларирани като недвижими обекти.
Чл. 5
Наредбата регламентира създаването, съдържанието, поддържането, съхраняването и използването на Националния документален архив на Националния институт за недвижимото културно наследство. Чл. 5 указва, че институтът е отговорен за създаването и поддържането на автоматизирана информационна система, свързана с недвижимото културно наследство.
Чл. 6
Националният документален архив на НИНКН се създава с цел да осигури документална информация за дейностите, свързани с управлението и опазването на недвижимото културно наследство. Архивът е структурно звено на НИНКН и извършва подбор, комплектуване, обработване и съхраняване на документи, които предоставя за публично използване.
Чл. 7
Националният документален архив съдържа документи, свързани с декларирани недвижими обекти и културни ценности, както и обекти, важни за българската история и култура извън страната. В него са включени оригинали на декларационни актове, актове за статут на недвижими културни ценности, досиета на културни ценности, протоколи от заседания на експертни съвети и комисии, нормативни актове в областта на опазването на културното наследство и различни документи, свързани с опазването на недвижимите културни ценности.
Чл. 8
Чл. 8 от Наредба № Н-3 определя задължението за регистриране на всички документи, съхранявани в Националния документален архив (НДА). Регистрирането се осъществява в отделни инвентарни книги за различните видове документи, като те се вписват по реда на предаването им в НДА. Всяка инвентарна книга получава уникален пореден номер, започващ от 1 и продължаващ до безкрайност.
Чл. 9
Чл. 9 от Наредба № Н-3 определя съдържанието на инвентарните книги за различните видове документи в Националния документален архив. Всяка книга съдържа специфични данни, включително инвентарен номер, дата на приемане, населено място и наименование на недвижимата културна ценност, а също така и допълнителна информация в зависимост от типа документ. Например, за досието се изисква година на изготвяне, а за техническата документация - фаза на проектиране и автор. За научно мотивираните предложения и каталози се добавят данни за обсъждане и публикация в „Държавен вестник“.
Чл. 10
Чл. 10 от Наредба № Н-3 от 26 януари 2012 г. определя процедурата за приемане на документи в Националния документален архив (НДА). При приемането се извършва проверка на комплексността на документите, както и наличието на необходимите подписи и дати. Ако документите са непълни или неправилно оформени, те се връщат за дообработка.
Чл. 11
Чл. 11 от Наредба № Н-3 предвижда създаването на справочници, описи, досиета и списъци, които да служат за попълване и използване на Националния документален архив на Националния институт за недвижимото културно наследство и научния архив на музеите. Тези документи целят организиране и систематизиране на информацията относно недвижимите културни ценности.
Чл. 12
Чл. 12 от Наредба № Н-3 предвижда съставянето на справочници за досиета по области, които включват информация за всички архивни единици, свързани с недвижими културни ценности. Тези справочници съдържат данни като местоположение, наименование на обекта, дата на изработване, име на автора на документа, дата и изходящ номер на съгласуването на проекти, както и индекс и местоположение на документа в архивохранилището.
Чл. 13
Член 13 от Наредба № Н-3 предвижда, че за систематизация на информацията от заседания на СЕСОНКЦ, Експертния съвет на НИНКН и други съвети и комисии, се изготвят описи на протоколите по години.
Чл. 14
Наредба № Н-3 от 26 януари 2012 г. регламентира създаването и поддържането на националния документален архив, включително справочници за статута на декларираните обекти и недвижими културни ценности. В справочниците се отразяват настъпилите изменения в статута на обектите.
Чл. 15
Наредбата определя правилата за създаване, съдържание, поддържане, съхранение и използване на Националния документален архив на недвижимото културно наследство. Член 15 предвижда образуването на досие за всеки деклариран недвижим обект или недвижима културна ценност, което включва документи, свързани с проучванията, статута и опазването на обекта. Досието е разделено на две части: 1) материали за проучванията и 2) техническа документация.
Чл. 16
Архивните документи, постъпващи в Националния документален архив (НДА), подлежат на техническа обработка, която включва регистриране, индексиране, оформяне на заглавна страница, номериране на страниците и опис на съдържащите се документи. Регистрирането се извършва чрез поставяне на печат НДА и инвентарен номер на корицата на папката. Номерирането на страниците става в горния десен ъгъл, а за чертежите - в долния десен ъгъл. Документите за един и същ обект се систематизират в папки, а приключените преписки се отлагат в досиетата на съответните обекти.
Чл. 17
Член 17 от Наредба № Н-3 предвижда, че всички документи за недвижимите културни ценности, които се съхраняват в Националния документален архив (НДА), имат постоянен срок за съхранение в Националния институт за недвижимо културно наследство (НИНКН).
Чл. 18
Националният институт за недвижимото културно наследство осигурява достъп на потребителите до документите в Националния документален архив (НДА). Достъпът може да бъде ограничаван само в случаи, предвидени в Закона за Националния архивен фонд или в друг закон.
Чл. 19
Член 19 от Наредба № Н-3 предвижда, че документите от Националния документален архив (НДА) се предоставят за публично ползване в съответствие с изискванията на Закона за Националния архивен фонд и подзаконовите актове, свързани с неговото прилагане.
Чл. 20
Достъпът до Националния документален архив (НДА) е ограничен само до длъжностни лица, отговорни за съхраняването и използването на документите. Външни потребители могат да ползват документите само след получаване на разрешение от директора на Националния институт за недвижимо културно наследство (НИНКН) или от упълномощено от него лице.
Чл. 21
Националният институт за недвижимото културно наследство предоставя устни или писмени справки и копия на архивни документи. За достъп до архивни документи е необходимо да се подаде заявление, съдържащо данни на заявителя, описание на исканите документи и форма за получаване. Заявленията се разглеждат в срок от 7 дни. За предоставените услуги се заплащат такси, определени с Тарифа, приета с ПМС № 290 от 2011 г.
Чл. 22
Използването на документи от Националния документален архив (НДА) е разрешено при спазване на определени условия. Оригиналите на документи не могат да се изнасят извън НДА, освен в случаи на изменения или за създаване на копия, както и за организиране на изложби. При изнасяне на документи за нуждите на държавни и съдебни органи е необходимо писмено разрешение от директора на НИНКН. За всяко изнасяне и връщане на документи се изготвя предавателно-приемателен протокол, описващ документите и ангажимента за тяхното връщане.
Чл. 23
Използването на архивните документи става в читалнята на архива, като отговорното лице проверява състоянието им преди и след използване. При установяване на липси или увреждания след връщането на документите, се съставя протокол от комисия, назначена от директора на НИНКН. За всяко посещение и използване на документите се води отчет в дневник по образец.
Чл. 24
Съгласно Наредба № Н-3 от 26 януари 2012 г., музеите са задължени да създават и поддържат научен архив, в съответствие с условията, определени в наредбата. Това включва правилата за създаване, съдържание, поддържане, съхраняване и използване на архива.
Чл. 25
Научният архив на музеите включва документация, свързана с движимите културни ценности, като документи за издирване, идентифициране, изследване, съхранение, консервация и представяне на тези ценности. Също така се включват отчетни документи за произход, постъпване и оценка на културните ценности, теренна документация от археологически проучвания, както и научна и справочна документация. Документите трябва да се предават в архива до края на първото тримесечие на следващата година.
Чл. 26
Научният архив на музея е интегрална част от учрежденския архив на съответния музей, което означава, че той е подчинен на правилата и структурите, установени за управлението на архивите в музея.
Чл. 27
Научният архив на Националния институт за недвижимото културно наследство изпълнява четири основни функции: 1. Приема документи; 2. Регистрира и съхранява приетите документи; 3. Създава справочен апарат; 4. Предоставя документи за използване.
Чл. 28
Научният архив, създаден от музеите, се съхранява безсрочно в съответния музей. Той не може да бъде предаден в Националния архивен фонд, освен в случай на закриване на музея без правоприемник.
Чл. 29
Директорът на музея отговаря за организирането на дейностите, свързани с поддържането, съхранението и използването на научния архив. Той определя помещения за архивиране, назначава отговорно лице и одобрява правила за достъп до архивните документи. При смяна на отговорното лице се извършва предаване на архива с протокол от комисия, състояща се от най-малко трима музейни специалисти.
Чл. 30
Чл. 30 от Наредба № Н-3 определя процедурата за регистриране на документи в научния архив. Регистрирането се извършва в специална Книга за научния архив, където документите се вписват последователно по реда на тяхното постъпване. Номерацията в Книгата е безкрайна, започвайки от 1.
Чл. 31
Чл. 31 от Наредба № Н-3 определя начина на организиране на научния архив. Документите трябва да се систематизират в раздели и подраздели, свързани исторически или логически. Последователността на систематизацията трябва да следва номенклатурата на делата на документите от научния архив, която е част от общата номенклатура на музея.
Чл. 32
Наредба № Н-3 от 26 януари 2012 г. регламентира създаването, съдържанието, поддържането, съхраняването и използването на националния документален архив. Според чл. 32, за всяка архивна единица се съставя инвентарен опис, който включва номер по ред, заглавие, начална и крайна дата на документите, брой на листовете и забележка. Архивната единица може да съдържа от 1 до 250 листа, а при необходимост може да се състави следващ том. Възможно е архивната единица да съдържа и само един документ.
Чл. 33
Чл. 33 от Наредба № Н-3 определя правилата за достъп и изнасяне на документи от научния архив на музея. Документите са публични, но изнасянето на оригинали е разрешено само с писмено разрешение на директора на музея и при определени условия. Изнасянето може да се извършва за създаване на копия, представяне на експозиции или за нуждите на държавни и съдебни органи. За всяко изнасяне се изготвя протокол, а ползването на документи изисква писмено заявление. Директорът на музея има 14-дневен срок за отговор на заявлението, а след използването на документите се проверява тяхното състояние.
Чл. 34
В помещенията, определени за архивохранилища, се съхраняват единствено документи и документации, свързани с недвижимите културни ценности. Това е основното изискване, заложено в Чл. 34 от Наредба № Н-3 от 26 януари 2012 г.
Чл. 35
Чл. 35 от Наредба № Н-3 определя изискванията за помещенията, предназначени за съхраняване на Националния документален архив (НДА). Те трябва да са пожарообезопасени, сухи, леснопроветриви, без пряко слънчево осветление и без инсталации, минаващи през тях. Електрическата инсталация трябва да е закрита, а пространствената подредба да осигурява лесен достъп до документите. Поддържат се специфични температурно-влажностни параметри в зависимост от физическия носител на документите. За контрол на тези параметри е необходимо наличие на термометър и влагомер. Архивохранилищата трябва да бъдат оборудвани с метални стелажи или шкафове.
Чл. 36
Член 36 от Наредба № Н-3 предвижда, че минимум два пъти годишно трябва да се извършва основно почистване на архивохранилищата. Това почистване трябва да бъде съчетано с дезинфекция, дезинсекция и дератизация, за да се осигури подходяща среда за съхранение на документите.
Чл. 37
Наредбата определя правилата за създаването, съдържанието, поддържането, съхраняването и използването на Националния документален архив на Националния институт за недвижимо културно наследство и научния архив на музеите. Член 37 описва как се подреждат документите и документациите в архивохранилищата, като подчертава необходимостта от предварително изготвена схема. Делата с документи трябва да се съхраняват в твърди папки или кутии, поставени вертикално.
Чл. 38
Научният архив на музея трябва да се съхранява в специално проектирани помещения, които отговарят на редица изисквания. Тези помещения не трябва да са на приземни, подземни или тавански етажи (освен ако не са специално конструирани), да бъдат оборудвани със сигналноохранителна техника, пожарообезопасени, с вентилация и климатизация, и с метални шкафове или стелажи за документи. Освен това, те трябва да са сухи, проветриви, изолирани от слънчева светлина, далеч от комунални инсталации, електрически обезопасени, да не се ползват открити осветителни и отоплителни уреди, да осигурят лесен достъп до документите и да ограничават физическия достъп на външни лица.
Чл. 39
Чл. 39 от Наредба № Н-3 определя условията за поддържане на научния архив на музеите, свързани с температурата и влажността в помещенията, където се съхраняват различни физически носители. За документи на хартиен носител температурата трябва да е между 16 и 18°С с влажност 40-50%. Филмовите ленти изискват температура от 5 до 10°С и същата влажност. Снимките и негативите се съхраняват при температура от 5 до 20°С и влажност 25-40%. Магнитните носители трябва да се съхраняват при 18°С и 40% влажност, а оптичните носители - при 16-18°С и 40-50% влажност. Промените в условията не трябва да надвишават 1°С и 2% в рамките на денонощието. За контрол на условията е необходимо наличието на термометър и влагомер.
Чл. 40
Наредбата определя правилата за създаването, съдържанието, поддържането, съхраняването и използването на Националния документален архив на Националния институт за недвижимото културно наследство и научния архив на музеите. Делата с документи трябва да се съхраняват в твърди папки или кутии, разположени вертикално в шкафове или стелажи, като на всеки шкаф или стелаж се поставя опис на съхраняваните дела. Архивна единица е дело, вписано в инвентарен опис, или група документи с индивидуален номер. Наредбата е основана на Закона за културното наследство и влиза в сила от деня на обнародването й в „Държавен вестник“.
§1
В преходните и заключителни разпоредби на Наредба № Н-3 от 26 януари 2012 г. се уточнява понятието "архивна единица", което представлява дело, прието в архив и вписано в инвентарен опис, или група документи, обособена физически и вписана със самостоятелен номер. Примери за архивни единици включват технически проекти, карти, албуми, микрофилми и други подобни документи.
§3 и Заключителни разпоредби
Наредба № Н-3 от 26 януари 2012 г. влиза в сила от деня на обнародването й в 'Държавен вестник'. Заключителните разпоредби към наредбата за изменение и допълнение на Наредба № Н-3, обнародвана в бр. 11 от 2014 г., влизат в сила от 07.02.2014 г.
§3
Наредбата за създаването, съдържанието, поддържането, съхраняването и използването на Националния документален архив влиза в сила от датата на нейното обнародване в "Държавен вестник". В приложението към чл. 30, ал. 1 е представена Книга за научен архив, която съдържа информация за завеждане на материалите, включваща сигнатура, наименование, описание, брой, дата на завеждане, предал и забележка.
