НАРЕДБА № Н-9 ОТ 29 ЮЛИ 2003 Г. ЗА РЕДА ЗА ИЗПОЛЗВАНЕ НА АРХИВНИТЕ ДОКУМЕНТИ, СЪХРАНЯВАНИ В ДИРЕКЦИЯ "ЦЕНТРАЛЕН ВОЕНЕН АРХИВ" - ВЕЛИКО ТЪРНОВО
Това е резюме на текстовете от нормативния акт, целящо лесно и бързо запознаване на потребителя с нормите в него.
Виж оригиналния текст на документа
Чл. 1
Наредбата определя правилата за използване на архивни документи, които не съдържат класифицирана информация, съхранявани в Централния военен архив. Тя регламентира отчетността и контрола по достъпа до тези документи, както и предоставянето на различни информационни носители. Документите и справките, съдържащи класифицирана информация, се предоставят съгласно Закона за защита на класифицираната информация и свързаните с него наредби.
Чл. 2
Архивните документи, които не съдържат класифицирана информация, могат да се използват в читалните на Централния военен архив, Главно управление на архивите, архива на Министерството на отбраната и оперативния архив на Българската армия, под формата на микрофилми, микрофишове и други носители на информация. Оригиналните архивни документи, които не са микрофилмирани, могат да се ползват само в читалните на Централния военен архив.
Чл. 3
Оригиналните архивни документи, съхранявани в Дирекция "Централен военен архив" - Велико Търново, не могат да бъдат предоставяни за ползване извън архива.
Чл. 4
Гражданите, които даряват лични архиви в Централния военен архив (ЦВА), имат право да определят писмено условията за използването им в акта за дарение. Наредбата регулира и реда за използване на архивни документи в читалищата на ЦВА.
Чл. 5 от Наредба № Н-9 от 29 юли 2003 г.
Архивните документи в Централния военен архив (ЦВА) се предоставят за ползване в читалните само след получаване на разрешение. Българските граждани и юридически лица получават разрешение от директора на ЦВА, докато чуждестранните граждани и юридически лица трябва да получат разрешение от председателя на Главна управление архиви (ГУА) при Министерския съвет, след съгласуване с министъра на отбраната.
Чл. 6
Разрешението за използване на архивни документи в Централния военен архив се получава чрез писмено искане. Исканията на граждани трябва да включват лични данни, цел на ползването, план на темата, наименование на фондовете и нотариално заверено пълномощно, ако е упълномощено лице. Исканията на юридически лица трябва да съдържат данни от съответния член на закона и да са оформени чрез официална кореспонденция. Потребителите имат достъп до научно-справочния апарат и могат да се консултират с експерти.
Чл. 7
Писмените искания и формуляри за ползване на архивни документи в Централния военен архив се съхраняват за период от три години.
Чл. 8
Чл. 8 от Наредба № Н-9 от 29 юли 2003 г. определя процедурата за получаване на разрешение за използване на архивни документи. Уведомителното писмо за разрешение посочва началната дата за посещение в читалнята и е валидно за една календарна година. Ако потребителят не се яви в срок от две седмици, заявените документи се връщат в архивохранилищата.
Чл. 9
Потребителите, които желаят да ползват архивни документи в читалнята на Дирекция "Централен военен архив" - Велико Търново, трябва да представят читателска карта на завеждащия читалнята.
Чл. 10
Преди да бъде допуснат за работа в читалнята, потребителят е задължен да се запознае с наредбата и да попълни декларация и регистрационен лист. В читалните не се допускат други лица, освен тези, посочени в искането.
Чл. 11
Потребителят, след като се запознае с НСА, трябва да попълни заявка за архивни единици, които иска да използва. Заявките се изпълняват по възможност в същия ден.
Чл. 12
Чл. 12 от Наредба № Н-9 от 29 юли 2003 г. предвижда, че потребителите могат да ползват до 10 микрофилмирани архивни единици или до 10 архивни единици в оригинал за един ден.
Чл. 13
Чл. 13 от Наредба № Н-9 от 29 юли 2003 г. забранява изнасянето на информационни справочници извън архивните помещения на Дирекция "Централен военен архив" в град Велико Търново.
Чл. 14
Член 14 от Наредба № Н-9 забранява внасянето на снимачна и копирна техника, както и на мобилни телефони в читалните на архива. Използването на технически средства в читалните е позволено само с разрешение на директора на архива.
Чл. 15
Чл. 15 от Наредба № Н-9 от 29 юли 2003 г. забранява определени действия с архивни единици. Забранено е поставянето на предмети между листовете, правенето на отметки върху текста, замърсяването, подгъването на листовете и ръчното копиране направо от документите. Тези мерки целят да се запази целостта и автентичността на архивните документи.
Чл. 16
Член 16 от Наредба № Н-9 от 29 юли 2003 г. задължава читателите, използващи микрофилми, микрофишове и други технически носители на информация, да ги пазят от увреждане.
Чл. 17
Чл. 17 от Наредба № Н-9 от 29 юли 2003 г. определя, че архивните документи от личните фондове могат да се използват по общия ред и в съответствие с условията, посочени в акта на дарението.
Чл. 18
Съгласно Чл. 18 от Наредба № Н-9 от 29 юли 2003 г., потребителите, които публикуват научни трудове, основаващи се на архивни документи, трябва да предоставят безплатно по един екземпляр на Централния военен архив (ЦВА).
Чл. 19
Чл. 19 от наредбата предвижда, че в последния петък на всеки месец читалнята на Дирекция "Централен военен архив" не работи с потребители. В този ден се извършват хигиенизация, техническа профилактика и проверка на ползваните архивни документи и материали. Глава трета от наредбата регламентира предоставянето на различни технически носители на информация, включително преписи, фотокопия, микрофилми и др.
Чл. 20
Чл. 20 от Наредба № Н-9 от 29 юли 2003 г. определя, че преписи, извлечения, фотокопия, микрофилми и други носители на информация от архивни документи се изготвят по писмена заявка. За предоставянето на копия е необходимо да се заплати държавна такса, като услугите се извършват съгласно общите правила за ценообразуване на ГУА при Министерски съвет.
Чл. 21
Копия от архивни документи, съхранявани в Дирекция "Централен военен архив" - Велико Търново, могат да бъдат предоставени единствено с разрешение на директора на ЦВА.
Чл. 22
Чл. 22 от Наредба № Н-9 предвижда, че всички предоставени копия на архивни документи от Централния военен архив (ЦВА) задължително трябва да имат щемпел с инициалите на ЦВА и исковите данни на документите. Заверени копия се предоставят по изрично писмено искане на потребителя, като за това се заплаща съответната държавна такса.
Чл. 23
Чл. 23 от Наредба № Н-9 от 29 юли 2003 г. предвижда, че заверени копия от архивни документи, които са поискани официално от органите на държавната власт, се предоставят по служебен ред.
Чл. 24
Чл. 24 от Наредба № Н-9 от 29 юли 2003 г. предвижда, че копия от архивни документи и информационни справки на чуждестранни граждани и юридически лица се предоставят след писмено искане, което трябва да бъде съгласувано с Главна дирекция "Архиви" при Министерския съвет и Министерството на отбраната.
Чл. 25
Чл. 25 от наредбата урежда реда за изпълнение на информационни справки по заявена тема. Справките се извършват след регистриране на писмено искане, а срокът за изпълнение се определя от директора на архива. Изпълнението на справките е платено, съгласно общите правила за ценообразуване на услугите на ГУА при МС. Всички използвани архивни единици и източници трябва да се вписват в работната тетрадка на служителя.
Чл. 26
Чл. 26 от Наредба № Н-9 предвижда, че справките, изискани по служебен ред и съдържащи лични данни, се предоставят в съответствие с условията и реда, установени от Закона за защита на личните данни. Глава четвърта на наредбата се отнася до отчетността и контрола при използване на архивни документи.
Чл. 27
Чл. 27 от Наредба № Н-9 от 29 юли 2003 г. определя реда за отчетност по използването на архивни документи в Централния военен архив. Отчетността се осъществява чрез писмено искане, уведомително писмо, декларация, регистрационен лист, заявки за архивни единици и копия, книга за посещения, картон-заместител, отчетен лист, дневник за движение на архивни единици, картон за ползване, тематичен каталог и работна тетрадка на служителя.
Чл. 28
Чл. 28 от Наредба № Н-9 от 29 юли 2003 г. предвижда, че посещенията на потребителите в читалнята на Централния военен архив в град Велико Търново се регистрират в специална книга, която се води от дежурния експерт.
Чл. 29
Чл. 29 от Наредба № Н-9 от 29 юли 2003 г. указва, че в картона заместител се записва движението на архивните единици от служителя, който ги изнася от хранилището, след извършена полистна проверка.
Чл. 30
Член 30 от Наредба № Н-9 от 29 юли 2003 г. предвижда, че експертът в читалнята е задължен да завежда архивните единици, които потребителят е използвал. Това е част от процедурата за контрол и проследимост на достъпа до архивните документи.
Чл. 31
Чл. 31 от Наредба № Н-9 от 29 юли 2003 г. определя задължителността на изпращането на копия от регистрационния лист и отчетния лист на потребителя в читалнята на Централния военен архив. Тези документи трябва да се изпратят на работилите в читалнята на ГУА при МС, на архива на МО и на ОАБА.
Чл. 32
Чл. 32 от Наредба № Н-9 от 29 юли 2003 г. предвижда, че дежурният експерт в читалнята на Централния военен архив е задължен да отразява в дневника движението на архивните единици, които са ползвани от потребителите през деня.
Чл. 33
Чл. 33 от Наредба № Н-9 от 29 юли 2003 г. определя реда за попълване на картон за ползване на архивната единица. Потребителят е задължен да попълни картона, независимо от това дали е взел бележки от архивната единица. В случай, че потребителят не е запознат с съдържанието на единицата, картона попълва експертът.
Чл. 34
Член 34 от Наредба № Н-9 от 29 юли 2003 г. предвижда, че ако работата по архивните единици не е приключила до края на работния ден, те трябва да се съхраняват по ред, който е определен със заповед на директора на Централния военен архив.
Чл. 35
Член 35 от Наредба № Н-9 от 29 юли 2003 г. предвижда, че тематичният каталог на потребителите се актуализира от експерта в читалнята на Централния военен архив в гр. Велико Търново.
Чл. 36; § 1, т. 1-5; § 2
Наредба № Н-9 регламентира реда за използване на архивни документи, съхранявани в Централния военен архив в Велико Търново. Според чл. 36, в работната тетрадка се отразяват искови данни за изготвяне на информационни справки. В допълнителните разпоредби се дефинират понятия като 'архивен фонд', 'архивна единица', 'хронологични граници' и 'информационна справка'. Наредбата е издадена на основание Закона за Държавния архивен фонд и влиза в сила от обнародването й. Отменя предишна инструкция от 1994 г. Изпълнението на наредбата е възложено на председателя на Главно управление на архивите.
§1
Наредбата определя термини, свързани с архивите, включително "архивен фонд", "архивна единица", "хронологични граници", "научно-справочен апарат" и "информационна справка". Архивният фонд е част от документален фонд, а архивната единица е най-малката класификационна единица. Хронологичните граници определят крайни дати на дейността на фондообразувателя. Научно-справочният апарат включва справочници и документи, а информационната справка е документ за информиране на потребителите.
§2
Наредбата е издадена на основание чл. 18, ал. 2 от Закона за Държавния архивен фонд и във връзка с чл. 29, ал. 4 и чл. 32 от Правилника за прилагане на Закона за Държавния архивен фонд. Тя влиза в сила от деня на обнародването си.
§5
Наредбата определя реда за използване на архивни документи в Централния военен архив - Велико Търново. С §5 се отменя предходната Инструкция от 1994 г. Наредбата включва приложения, които съдържат образци на уведомления, декларации, регистрационни листове и заявки за достъп до архивни документи. Потребителите на архивите трябва да се запознаят с изискванията на наредбата и да декларират, че са информирани за административно-наказателните разпоредби.
