НАРЕДБА ЗА ВИДА И ИЗИСКВАНИЯТА ЗА СЪЗДАВАНЕТО И СЪХРАНЯВАНЕТО НА ЕЛЕКТРОННИ ДОКУМЕНТИ В ТРУДОВОТО ДОСИЕ НА РАБОТНИКА ИЛИ СЛУЖИТЕЛЯ
Това е резюме на текстовете от нормативния акт, целящо лесно и бързо запознаване на потребителя с нормите в него.
Виж оригиналния текст на документа
Чл. 1
Наредбата урежда видовете електронни документи, които могат да бъдат част от трудовото досие на работника или служителя. Освен това, тя определя изискванията за създаването и изпращането на тези документи между работника или служителя и работодателя, включително удостоверяването на връчването им. Наредбата също така задава изисквания за съхранението на електронните документи в трудовото досие.
Чл. 2
Работодателят има право да изгражда и поддържа информационни системи за електронни документи в трудовото досие на работника или служителя, при спазване на изискванията на наредбата и приложимите нормативни актове. Всички разходи по изграждането и обучението за работа с тези системи са за сметка на работодателя.
Чл. 3
Работодателят е задължен да уведоми работника или служителя, когато създава и съхранява електронни документи в трудовото досие. Начинът и редът на уведомяване се определят от Правилника за вътрешния трудов ред.
Чл. 4
Чл. 4 от наредбата регламентира условията за изразяване на съгласие от страните по трудовото правоотношение за получаване на електронни изявления. Съгласието може да бъде дадено преди, по време на или след установяване на трудовото отношение и може да бъде оттеглено по всяко време. Електронните изявления се изпращат чрез услуга за електронна препоръчана поща, като разходите за тази услуга са за сметка на работодателя.
Чл. 5
Работодателят е задължен да предоставя на работника или служителя електронни документи, свързани с трудовото правоотношение, по искане на същия в срок от 14 дни. Също така, по искане, работодателят трябва да издаде на хартиен носител копия от електронните документи, съхранявани в трудовото досие, в същия срок.
Чл. 6
Наредбата определя видовете електронни документи, които могат да бъдат част от трудовото досие на работника или служителя. Те включват едностранни документи от работодателя и работника, документи, изискващи съгласие от двете страни, документи от трети лица, както и други данни, свързани с трудовото правоотношение. Правилникът за вътрешния трудов ред уточнява видовете документи и електронния подпис, използван от работниците или служителите.
Чл. 7
Чл. 7 от наредбата определя изискванията за създаване и съхранение на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя. Електронните документи трябва да отговарят на Регламент (ЕС) 910/2014 и Закона за електронния документ. Работниците и служителите подписват документите с електронен подпис, а работодателят е задължен да осигури механизъм за квалифициран електронен подпис, ако такъв се изисква. Документите, създавани от работодателя, трябва задължително да се подписват с квалифициран електронен подпис.
Чл. 8
Член 8 от Наредбата за видовете и изискванията за създаването и съхранението на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя предвижда, че в електронните документи, посочени в член 6, алинея 1, точки 1 и 3, трябва да се включват следните данни: авторът на документа, работодателят и основанието за овластяването на автора, ако той е различен от работодателя.
Чл. 9
Наредбата регламентира начина на създаване и съхранение на електронни документи в трудовото досие на работниците и служителите. Чл. 9 описва процеса на изпращане на документи по електронен път от работника или служителя до работодателя, като документирането и потвърждаването на получаването им се извършва чрез информационната система. Всеки изпратен документ получава регистрационен номер и потвърждение, което съдържа данни за получаването, и се изпраща на посочен електронен адрес. Изявления от работодателя относно регистрираните документи се връчват чрез електронна препоръчана поща.
Чл. 10
Чл. 10 от наредбата задължава работодателя да осигури механизъм за двуфакторна идентификация, когато се използва информационна система за съхранение на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя. Това е необходимо условие за осигуряване на безопасен достъп до системата.
Чл. 11
Работодателят е задължен да приема документи на хартиен носител от работника или служителя. Тези документи могат да бъдат сканирани и включени в трудовото досие, при условие че се осигури електронен образ, който да е четим и съхраним. Съответствието на електронния образ с оригинала трябва да бъде удостоверено с квалифициран електронен подпис, а оригиналният документ - с саморъчен подпис.
Чл. 12
Чл. 12 от Наредбата за вида и изискванията за създаването и съхранението на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя определя изискванията към информационната система. Тя трябва да осигурява точен отчет на времето на правно значими факти, да създава историческа справка за движенията на документи, да идентифицира извършителите на операции, да проследява отпечатани и предоставени документи, да свързва всички поделения на работодателя, да осигурява електронна препоръчана поща и да позволява обмен на документи в електронен формат. Промените на фактите и поредността на документите не трябва да се допускат, а всяко действие в системата се удостоверява с квалифициран електронен времеви печат.
Чл. 13
Чл. 13 от Наредбата задължава работодателя да осигури безопасно поддържане на информационните системи, така че да се предотврати случайно или незаконно унищожаване на документи и данни. Освен това, работодателят трябва да гарантира, че няма неправомерен достъп, изменение или разпространение на информацията.
Чл. 14 и Допълнителни разпоредби (§ 1 и § 2)
Наредбата определя изискванията за създаване и съхраняване на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя. Работодателят е задължен да осигури непрекъснат и безплатен достъп на работниците до електронните документи от техните досиета. Наредбата класифицира документите в три основни категории: едностранни документи от работодателя, едностранни документи от работника и документи, изискващи съгласие от двете страни. Освен това, тя включва и документи, издадени от трети лица, които удостоверяват факти, свързани с трудовото правоотношение. Включени са и определения за услуги и механизми за електронна комуникация и идентификация.
§1
В преходните разпоредби на наредбата се дефинират различни видове документи, свързани с трудовото правоотношение. Те се разделят на едностранни документи, създадени от работодателя и работника, документи, изискващи съгласие на двете страни, както и документи, издадени от трети лица. Включени са и определения за услуги и технологии, свързани с електронната комуникация и идентификация. Заключителните разпоредби предоставят допълнителна информация относно приложението на наредбата.
