НАРЕДБА ЗА ПРОЦЕДУРАТА ЗА ОПРЕДЕЛЯНЕ НА СЪСТАВА И ДЕЙНОСТТА НА ОДИТНИТЕ КОМИТЕТИ В ОРГАНИЗАЦИИТЕ ОТ ПУБЛИЧНИЯ СЕКТОР
Това е резюме на текстовете от нормативния акт, целящо лесно и бързо запознаване на потребителя с нормите в него.
Виж оригиналния текст на документа
Чл. 1
Наредбата определя процедурата за съставяне и функциониране на одитните комитети в организациите от публичния сектор. Тя цели да осигури ефективен контрол и прозрачност в управлението на публичните ресурси.
Чл. 2
Наредбата регламентира процедурата за определяне на състава и дейността на одитните комитети в организациите от публичния сектор. Тя се прилага за министерства, общини с изградени звена за вътрешен одит и Държавен фонд "Земеделие" - Разплащателна агенция, както и за организации с изградено звено за вътрешен одит, в които е взето решение за създаване на одитен комитет, съгласно чл. 18, ал. 4 от Закона за вътрешния одит в публичния сектор.
Чл. 3
Ръководителят на организацията определя броя на членовете на одитния комитет чрез заповед, като уточнява броя на вътрешните и външните членове, в съответствие с изискванията на Закона за вътрешния одит в публичния сектор. Мандатът на членовете е 3 години. Процедурата за назначаване на нови членове започва не по-късно от два месеца преди изтичането на мандата на настоящия одитен комитет.
Чл. 4
Външните членове на одитните комитети в публичния сектор се определят чрез процедура за подбор, извършвана от комисия, назначена от ръководителя на организацията. Вътрешните членове трябва да отговарят на специфични изисквания и не могат да участват в комисията за подбор. Комисията задължително включва ръководителя на вътрешния одит и служители на ръководни длъжности, а също така може да включва и външни членове с опит в управлението и одита.
Чл. 5
Процедурата за определяне на външни членове на одитните комитети в организациите от публичния сектор трябва да бъде оповестена чрез публикуване на обявление на интернет страницата на съответната организация. Допълнително, обявлението се поставя и на общодостъпно място в сградата на организацията.
Чл. 6
Кандидатите за участие в процедурата по чл. 4, ал. 1 подават заявление по приложение № 1, към което прилагат: 1. Копия от документи за образователно-квалификационна степен "магистър"; 2. Копия от документи, удостоверяващи професионален опит по чл. 18, ал. 1, т. 2 от Закона за вътрешния одит в публичния сектор; 4. Други документи за допълнителна квалификация и сертификати в областта на управлението и контрола, вътрешния или външния одит, по преценка на кандидата.
Чл. 7
Чл. 7 от Наредбата предвижда, че документите, изисквани по чл. 6, трябва да бъдат подавани от кандидатите за външни членове на одитните комитети. Тези документи се регистрират в деловодството на съответната организация.
Чл. 8
Комисията разглежда заявления и проверява представените документи за съответствие с изискванията. Кандидати, които не представят всички необходими документи или не отговарят на изискванията, не се допускат до подбора. Решението за допускане се оформя в протокол, който съдържа информация за допуснатите и недопуснатите кандидати, както и за интервюто. Протоколът се публикува онлайн, а допуснатите кандидати получават покани за интервю. При липса на кандидати, комисията уведомява ръководителя на организацията за прекратяване на процедурата, след което в срок от един месец се обявява нова процедура.
Чл. 9
Чл. 9 от Наредбата определя, че с допуснатите кандидати за одитни комитети в публичния сектор се провежда интервю, на което те представят своето виждане за работата на комитета. Интервюто може да включва обсъждане на разбирането на кандидата за целите на организацията, предизвикателствата, съществуващите рискове, спецификата на организацията и познаването на правната рамка, както и вижданията му за управлението на риска и ролята на одитния комитет.
Чл. 10
Комисията по чл. 4, ал. 1 оценява представянето на кандидатите, допуснати до интервю, и ги класира по низходящ ред. За класирането се изготвя протокол, който се подписва от членовете на комисията. Протоколът отразява и кандидатите, които са допуснати, но не са се явили на интервюто.
Чл. 11
Член 11 от Наредбата за процедурата за определяне на състава и дейността на одитните комитети в организациите от публичния сектор предвижда, че информацията за резултатите от подбора на кандидати се изпраща до всички кандидати, които са допуснати до участие в процедурата.
Чл. 12
Чл. 12 от Наредбата за процедурата за определяне на състава и дейността на одитните комитети в организациите от публичния сектор предвижда, че след класирането на кандидатите, Комисията уведомява писмено ръководителя на организацията. Тя му предоставя протокол с резултатите от класирането и предлага изпращането на писмени покани за членство в одитния комитет, като се вземат предвид класирането и определения брой на външните членове. Поканите се изпращат и на електронната поща, посочена от кандидатите.
Чл. 13
Кандидатите за членство в одитния комитет имат 7 дни, за да потвърдят или откажат членството си след получаване на покана. При непотвърдена кандидатура или отказ, се уведомява следващият класиран кандидат. След получаване на достатъчен брой потвърждения, комисията изготвя протокол за ръководителя на организацията.
Чл. 14
Процедурата за определяне на състава на одитните комитети в публичния сектор предвижда, че ако не се попълни необходимият брой външни членове, в срок от един месец се провежда нова процедура. При предсрочно прекратяване на мандат на външен член, се изпраща покана на следващия класиран кандидат или се провежда нова процедура, а новият член завършва мандата на напусналия. При предсрочно прекратяване на мандат на вътрешен член, ръководителят на организацията определя нов член в срок от един месец.
Чл. 15
Член 15 от Наредбата за процедурата за определяне на състава и дейността на одитните комитети в организациите от публичния сектор е отменен с обнародване в Държавен вестник, брой 88 от 2020 г.
Чл. 16
Наредбата определя процедурата за назначаване на състава на одитните комитети в публичния сектор. След приключване на процедурата за определяне на външни членове, ръководителят на организацията трябва в 7-дневен срок да предприеме действия за съгласуване на състава на одитния комитет. В зависимост от типа на организацията, различни лица (министри, кметове, изпълнителни директори) са отговорни за издаването на актове и представянето на проект на решение пред съответните органи. Освен това, общините трябва ежегодно да информират министъра на финансите за промените в състава на одитния комитет. Членовете на одитния комитет подават декларации при встъпването в длъжност, а документите от процедурата се съхраняват до края на мандата.
Чл. 17
Членството в одитния комитет може да бъде прекратено по няколко причини, включително изтичане на мандата, прекратяване на трудово или служебно правоотношение, подаване на заявление за освобождаване, наличие на несъвместими обстоятелства, трайна невъзможност за изпълнение на задълженията или системно неизпълнение на задълженията. При прекратяване на членството, одитният комитет може да продължи да провежда заседания до назначаването на нов член, при спазване на необходимия кворум.
Чл. 18
Чл. 18 от Наредбата за процедурата за определяне на състава и дейността на одитните комитети в организациите от публичния сектор регламентира задълженията на ръководителя на организацията и на секретаря на одитния комитет. Ръководителят е отговорен за създаването на условия за функциониране на комитета, включително осигуряване на помещение и административно съдействие. Секретарят, определен от ръководителя, има задължения като организиране на заседанията, разпространение на документи, изготвяне на протоколи и координиране на изпълнението на решенията на комитета.
Чл. 19
Ръководителят на организацията е задължен да свика първото заседание на одитния комитет в едномесечен срок след определянето и съгласуването на неговия състав. Членовете на одитния комитет трябва да бъдат уведомени писмено за датата на заседанието най-малко две седмици предварително.
Чл. 20
На първото заседание на одитния комитет членовете избират председател и заместник-председател. В рамките на един месец след заседанието, одитният комитет представя на ръководителя на организацията статут, който описва целта на комитета, правата и задълженията на членовете и ръководителя, както и реда за оценка на несъвместими обстоятелства и взаимодействие с ръководството. Статутът се подписва от ръководителя и председателя и се публикува на вътрешната електронна страница.
Чл. 21
Одитните комитети в публичния сектор трябва да изготвят и приемат правила за своята дейност в срок от един месец след първото си заседание. Тези правила трябва да се предоставят на ръководителя на организацията и да бъдат оповестени на вътрешната електронна страница или по друг подходящ начин. Включват реда за свикване на заседания, процедури за упражняване на правомощията на комитета и реда за съхранение на документите от заседанията. Допустимо е включването на допълнителни въпроси, свързани с дейността на комитета.
Чл. 22
Одитният комитет заседава поне веднъж на два месеца с присъствие на повече от половината от членовете. Заседанията се ръководят от председателя или заместник-председателя. Председателят е задължен да свика заседание при искане на 2/3 от членовете. Одитният комитет взема решения при присъствие на повече от половината и без въздържане от гласуване. Член с частен интерес трябва да подаде декларация и не участва в обсъждането и гласуването по съответния въпрос, а решенията се вземат с изключение на него.
Чл. 23
Членовете на одитния комитет в организациите от публичния сектор са задължени да запазват конфиденциалност относно сведения и факти, които са им станали известни по време на изпълнение на техните задължения. Те нямат право да разкриват такава информация, освен ако законът не предвижда изрично друго.
Чл. 24
Членовете на одитния комитет имат право на свободен достъп до ръководителя на организацията и ръководителя на вътрешния одит. Председателят на одитния комитет може да има свободен достъп и до председателя на колективния орган на управление, а за общините - и до председателя на общинския съвет. На заседанията на комитета могат да бъдат канени и други служители от организацията с предварително съгласуване.
Чл. 25
След първото си заседание, одитният комитет е задължен в срок от един месец да съгласува числеността и статута на звеното за вътрешен одит. Становището, което изразява, се изпраща до ръководителя на организацията, председателя на колективния орган на управление (ако такъв съществува) и до общинския съвет в случаите на общини.
Чл. 26
Одитният комитет преглежда и съгласува проектите на стратегически и годишен план за вътрешен одит в срок от две седмици. Ако не съгласува документите, председателят на комитета инициира обсъждане с ръководството на организацията. На обсъждането могат да присъстват и други служители, ако председателят на комитета реши.
Чл. 27
Чл. 27 от Наредбата за процедурата за определяне на състава и дейността на одитните комитети в организациите от публичния сектор предвижда, че одитният комитет може да изрази становище и да даде препоръки в случаи, предвидени в чл. 30, ал. 2 от Закона за вътрешния одит в публичния сектор. Тези становища и препоръки се представят на ръководителя на организацията и на председателя на колективния орган за управление, ако такъв съществува.
Чл. 28
Одитният комитет е задължен да разгледа и приеме годишния доклад за дейността по вътрешен одит, представен от ръководителя на вътрешния одит, в срок от една седмица.
Чл. 29
Член 29 от Наредбата за процедурата за определяне на състава и дейността на одитните комитети в организациите от публичния сектор описва правомощията на одитния комитет. Одитният комитет може да се запознава с одитни доклади и работни документи, включително неприключени одити. Той има право да извършва текущ преглед на качеството на документите, предоставени от ръководителя на вътрешния одит, и да изразява становище, което се изпраща на ръководителя на организацията и на ръководителя на вътрешния одит. Важно е да се отбележи, че становището не може да спре одитния ангажимент или да промени стратегическите и годишни планове.
Чл. 30
Одитният комитет има правото да изисква документи от ръководителя на вътрешния одит и ръководителя на организацията, свързани с вътрешния одит. Освен това, комитетът може да дава становища за подобряване на дейността по вътрешен одит.
Чл. 31
Одитният комитет в организациите от публичния сектор следи за функционирането на системата за вътрешен контрол и управление на риска, както и за превенция на измамите. Комитетът може да изисква документи от ръководителя на организацията и председателят му може да участва в заседания на органи, отговорни за управлението на риска. Наблюдението се извършва периодично, определено в статута на комитета. При констатирани несъответствия, комитетът изготвя становище с препоръки, което представя на ръководителя и при неизпълнение уведомява министъра на финансите. Комитетът следи и за изпълнението на препоръките от вътрешния одит.
Чл. 32
Одитният комитет в организациите от публичния сектор има задължението да осъществява взаимодействие с външните одитори. Това включва покана на външни одитори на заседания, изразяване на мотивирано становище по решения за наемане на външни одитори, преглед на предложените одитни обхвати и подходи, както и становища по проектите на доклади на външните одитори.
Чл. 33
Одитният комитет следи финансовото отчитане в организацията, оценявайки функционирането му и осигурявайки актуализация при промени. Комитетът има право да се запознава с различни финансови документи. Периодичността на наблюдението се определя в статута на одитния комитет. При установяване на несъответствия, комитетът изготвя мотивирано становище с препоръки за ръководителя на организацията и председателя на управителния орган.
Чл. 34
Одитният комитет в организациите от публичния сектор следи за ефективността на системите за вътрешен контрол. Той изготвя становища и разглежда докладите за финансовото управление и контрол, съгласно съответната наредба и законодателство.
Чл. 35
Чл. 35 от Наредбата предвижда, че ако ръководителят на организацията от публичния сектор не изпълни препоръките по чл. 18, ал. 5, т. 4, 6 и 7 от Закона за вътрешния одит и не съгласува статута на звеното за вътрешен одит, както и стратегическите и годишните планове за дейността по вътрешен одит, одитният комитет е задължен да уведоми министъра на финансите писмено.
Чл. 36
Наредбата регламентира процедурата за създаване и функциониране на одитни комитети в публичния сектор. Председателят на одитния комитет изготвя годишен доклад до 1 февруари, който ръководителят на организацията изпраща на министъра на финансите до 10 март. Докладът се публикува на вътрешната електронна страница на организацията. Заявления за участие в процедурата за определяне на външни членове на одитния комитет се подават от кандидати с необходимата квалификация и опит. Кандидатите се оценяват и класират, а избраните членове трябва да представят декларации за конфликти на интереси. Наредбата е приета на основание чл. 18, ал. 11 от Закона за вътрешния одит в публичния сектор.
