НАРЕДБА ЗА РЕДА ЗА ИЗПОЛЗВАНЕ НА ДОКУМЕНТИТЕ ОТ НАЦИОНАЛНИЯ АРХИВЕН ФОНД
Това е резюме на текстовете от нормативния акт, целящо лесно и бързо запознаване на потребителя с нормите в него.
Виж оригиналния текст на документа
Чл. 1
Наредбата определя условията и реда за използване на документите от Националния архивен фонд (НАФ), включително техните копия и научно-справочния апарат, свързан с тях.
Чл. 2
Член 2 от Наредбата за реда за използване на документите от Националния архивен фонд е отменен с публикация в Държавен вестник, брой 8 от 2012 г., с влязла в сила дата 27.01.2012 г.
Чл. 3
Наредбата определя правилата за достъп и използване на документи от Националния архивен фонд. Архивите, които съхраняват тези документи, трябва да осигурят достъп в съответствие с изискванията на Закона за Националния архивен фонд и наредбата. Документите, съдържащи класифицирана информация, могат да се предоставят за използване само при спазване на Закона за защита на класифицираната информация.
Чл. 4
Чл. 4 от наредбата постановява, че архивите, посочени в чл. 3, ал. 1, трябва да разработят правилници за реда и организацията на използването на архивни документи, като вземат предвид спецификата на архивните фондове и своята дейност. Правилникът за Държавна агенция 'Архиви' (ДАА) се утвърджа от председателя на агенцията, а правилниците за архивите по чл. 6, ал. 1, т. 2 - 5 от Закона за Националния архивен фонд (ЗНАФ) се утвърдяват от съответния ръководител след съгласуване с председателя на ДАА.
Чл. 5
Чл. 5 от Наредбата за реда за използване на документите от Националния архивен фонд уточнява, че архивите не поемат отговорност за начина, по който потребителите интерпретират и използват информацията, съдържаща се в архивните документи. Това означава, че всяка интерпретация и приложение на информацията е изцяло в отговорност на потребителя.
Чл. 6
Чл. 6 от наредбата уточнява, че потребителите на архивни документи носят отговорност съгласно Закона за Националния архивен фонд (НАФ) при установяване на административни нарушения на реда за използване на документите, както е описано в наредбата и съответните правилници.
Чл. 7
Според Чл. 7 от Наредбата за реда за използване на документите от Националния архивен фонд, достъпът до архивни документи не може да бъде ограничаван, ако те са били публикувани, създадени за обществена информация или предоставяни свободно за използване преди да бъдат предадени в архива. Тази промяна е в сила от 27.01.2012 г.
Чл. 8
Чл. 8 от наредбата предвижда, че политически партии, юридически лица с нестопанска цел, търговски дружества и физически лица, които предават документи в архивите, могат временно да ограничат тяхното използване. Това ограничение се отбелязва в научно-справочния апарат на архивните документи. Въпреки това, архивните документи могат да бъдат предоставяни за използване и през срока на ограничението, ако лицата, предали документите, или техните правоприемници/наследници дадат писмено съгласие.
Чл. 9
Чл. 9 от Наредбата за реда за използване на документите от Националния архивен фонд определя, че разрешението за използване на архивни документи с временен ограничен достъп може да бъде предоставено от ръководителя на съответния архив. При вземане на решение за разрешение, ръководителят оценява значимостта и целта на искането. Искането за разрешение трябва да бъде подадено в писмена форма, включваща основанията и целта на използването.
Чл. 10
Чл. 10 от Наредбата за реда за използване на документите от Националния архивен фонд предвижда, че разрешение за достъп до архивни документи с ограничен достъп по чл. 86, т. 6 и 8 от Закона за Националния архивен фонд (ЗНАФ) се дава от ръководителя на съответния архив. За целта е необходимо да се предоставят удостоверения за наследници или пълномощно от тях, както и писмено искане от компетентни държавни органи.
Чл. 11
Чл. 11 от наредбата предвижда, че разрешението или мотивираният отказ за предоставяне на архивни документи с ограничен достъп, съгласно членове 9 и 10, трябва да бъде издадено в писмена форма.
Чл. 12
Използването на архивните документи е разрешено само в читалните на архивите, съгласно разпоредбите на Чл. 12 от Наредбата за реда за използване на документите от Националния архивен фонд.
Чл. 13
Чл. 13 от Наредбата за реда за използване на документите от Националния архивен фонд предвижда, че достъпът до читалните и вътрешният ред за работа в тях се определят с правилниците, посочени в чл. 4. Тази разпоредба е изменена с ДВ, бр. 8 от 2012 г. и е в сила от 27.01.2012 г.
Чл. 14
Чл. 14 от Наредбата определя процедурата за подаване на искане за използване на архивни документи. Искането може да бъде направено чрез заявление по образец или в свободна форма, включително по поща, факс или електронна поща. Заявлението трябва да съдържа лични данни на потребителя, информация за темата на искането и целта на използването, както и исковите данни на документите. За всяка тема и цел на използването се подава отделно заявление за всяка календарна година.
Чл. 15
Чл. 15 от Наредбата за реда за използване на документите от Националния архивен фонд предвижда, че потребителите на архивна информация трябва да представят документ за самоличност при издаване на достъп до читалнята на архива или при подаване на заявление за използване. Ако документите се използват за служебни цели, потребителите трябва да представят и писмо от организацията, която ги изпраща.
Чл. 16
Чл. 16 от Наредбата за реда за използване на документите от Националния архивен фонд предоставя на потребителите на архивна информация редица права. Те включват правото на информация за организацията на работата в читалнята, получаване на експертни консултации, ползване на научно-справочния апарат, информация за откази и ограничения, право на обжалване, ползване на лична литература и технически средства, както и достъп до наличната техника и оборудване. За потребители в неравностойно положение са предвидени специализирани читателски места.
Чл. 17
Потребителите на архивна информация в Националния архивен фонд трябва да представят документ за самоличност или читателска карта, да спазват правилника за работа в читалнята, да попълват отчетните форми точно и да пазят архивните документи от повреда. Те не трябва да правят бележки върху документите, да променят реда на документите и да изнасят архивни документи извън читалнята. Също така, трябва да уведомяват служителя за нередности и да спазват тишина в читалнята.
Чл. 18
Оригиналните документи не се предоставят за използване, ако целта на използването може да бъде постигната чрез преглеждане на копия или публикации в печатни издания. Оригинали на особено ценни документи и документи в риск не се предоставят. Изключително, документите могат да се предоставят с разрешение на ръководителя на архива след подаване на мотивирано писмено заявление.
Чл. 19
Архивните документи се предоставят на потребители след попълване на поръчка. Количеството на документите, срокът за изпълнение на поръчката и продължителността на използването им се определят с правилниците по чл. 4.
Чл. 20
Чл. 20 от Наредбата предвижда, че архивите са задължени да извършват писмени справки и да издават удостоверения по искане на физически и юридически лица, в съответствие с предвидените законови разпоредби.
Чл. 21
Справките по заявена тема или въпрос се извършват след подаване на писмено заявление до съответния архив. Ако се установи, че исканите документи се съхраняват в друг архив, той препраща преписката и уведомява заявителя.
Чл. 22
Чл. 22 от Наредбата за реда за използване на документите от Националния архивен фонд определя задължителните изисквания за подаване на заявление за достъп до архивни документи. Заявлението трябва да съдържа трите имена, адрес, телефон, факс и електронна поща на заявителя, описание на исканата информация, дата на подаване и подпис. Допълнително, заявителят може да предостави и други данни, които биха улеснили издирването на документите. Заявленията могат да се подават на място в архива или по кореспондентски път.
Чл. 23
Справките и удостоверенията от Националния архивен фонд се изготвят и предоставят срещу заплащане на направените разходи, съобразно установените държавни такси и цени на услугите.
Чл. 24
Чл. 24 от Наредбата предвижда, че справки могат да се подготвят за архивни документи, които нямат ограничения в достъпа. Тази разпоредба е изменена с Държавен вестник, брой 8 от 2012 г., и е в сила от 27 януари 2012 г.
Чл. 25
Чл. 25 от наредбата предвижда, че в случай на отказ за изготвяне на справка, свързан с необосновано големи разходи, труд и време, архивът е задължен да уведоми заявителя писмено. Раздел V от наредбата се отнася до използването на архивни документи чрез предоставяне на копия.
Чл. 26
Чл. 26 от Наредбата позволява на всяко юридическо или физическо лице да получава копия на архивни документи в различни формати, включително хартиен, микрофилмов и цифров носител. Това включва ксерокопия, снимки, негативи, позитиви и дигитални копия.
Чл. 27
Член 27 от Наредбата за реда за използване на документите от Националния архивен фонд предвижда, че копирането на документи може да се извършва само от архивите или от упълномощена от тях служба или фирма. Промените в този член са в сила от 27 януари 2012 г.
Чл. 28
Изработването на копия от документи в Националния архивен фонд се извършва след подаване на писмена поръчка и заплащане на утвърдените цени. Поръчката може да бъде подадена на място или по кореспондентски път и трябва да съдържа имената на заявителя, целта на копирането, вида на копието и техническите параметри, пълните данни на документа, както и желание за заверка. При поръчка на голямо количество копия се изисква списък на документите.
Чл. 29
Чл. 29 от Наредбата за реда за използване на документите от Националния архивен фонд определя реда за организация на копирането на архивни документи. Той включва образец на поръчка, място на подаване, ред на придвижване на поръчката, допустим обем за една поръчка, срокове на изпълнение, заплащане и други детайли. Правилниците по чл. 4 уточняват тези аспекти.
Чл. 30
Чл. 30 от Наредбата определя условията за копиране на архивни документи. Копиране е разрешено при следните условия: 1) отсъствие на ограничения за достъп и налични разрешения; 2) физическото състояние на документите позволява репродуциране; 3) архивите разполагат с необходимите технически възможности. Дигиталните копия се предоставят с определени технически параметри, а копия извън тези параметри могат да се изготвят при наличие на технически възможности.
Чл. 31
Копирането на целия фонд или на особено ценни документи, както и документи, които изискват разширяване на архивната единица или реставрация и консервация, е позволено само след получаване на писмено разрешение от ръководителя на архива.
Чл. 32
Чл. 32 от Наредбата определя правилата за копиране на увредени или застрашени документи. Според алинея 1, архивът решава какъв вид копиране е подходящ. Алинея 2 посочва, че ако съществува копие на документ, което може да удовлетвори целта на използването, ново копие на друг носител може да бъде отказано.
Чл. 33
Член 33 от Наредбата за реда за използване на документите от Националния архивен фонд предвижда, че копирането на документи от потребителите с фотоапарати и скенери се извършва при условия и по ред, определени с правилниците по чл. 4. Изменението е в сила от 27.01.2012 г.
Чл. 34
Член 34 от Наредбата за реда за използване на документите от Националния архивен фонд е отменен с обнародване в Държавен вестник, брой 8 от 2012 година, като отменянето влиза в сила от 27 януари 2012 година.
Чл. 35
Чл. 35 от Наредбата за реда за използване на документите от Националния архивен фонд регламентира задълженията на архивите да информират потребителите относно цените на услугите, сроковете за изпълнение на поръчките и наличието на временни обстоятелства, които могат да повлияят на предоставянето на услуги. Цените на копирните услуги трябва да бъдат видими на информационни табла и на интернет страниците на архивите. При подаване на заявки по кореспондентски път, архивите са длъжни да информират потребителите писмено, а потребителят потвърджава приемането на условията чрез писмено известие или с подпис върху поръчката.
Чл. 36
Срокът за изработване на копия от документите от Националния архивен фонд започва да тече от датата, на която е извършено заплащането на поръчката.
Чл. 37
Чл. 37 от Наредбата предвижда, че заверени копия на хартиен носител се предоставят след писмено искане от потребителя. Заверката се извършва срещу заплащане на определени държавни такси и удостоверява верността с оригиналния архивен документ, посочвайки неговите пълни искови данни. Заверката включва поставяне на щемпел с необходимата информация, дата, подпис на длъжностно лице, подпис на ръководителя и печат на архива. Ако документът е многостраничен, заверката се поставя на гърба на всеки лист.
Чл. 38
Чл. 38 от наредбата определя, че придобитите копия от архивните документи могат да се използват само за целта, за която са заявени. Предоставянето на тези копия на трети лица за публично разпространение е разрешено само с одобрение от архива. Раздел VI се отнася до използването на архивни документи чрез публикуване и други форми на популяризиране.
Чл. 39
Чл. 39 от Наредбата определя задълженията на потребителите при публикуването и използването на документи от Националния архивен фонд (НАФ). Потребителят е длъжен да информира съответния архив при публикуване на документи, експониране в изложби, създаване на филми и предавания. За публикуване на изображения на документи, включително в интернет, е необходимо разрешение от ръководителя на архива. Целта и формата на използването следва да бъдат посочени в заявлението по чл. 14.
Чл. 40
Чл. 40 от Наредбата за реда за използване на документите от Националния архивен фонд постановява задължения на потребителите при публикуване и популяризиране на документи от НАФ. Потребителите трябва да посочват пълните искови данни на документите в публикации и изложби, а за филми и предавания - само наименованието на архива. Освен това, те са длъжни да предоставят на архива екземпляри от публикации и следващи издания, както и електронния адрес на публикацията.
Чл. 41
Чл. 41 от Наредбата за реда за използване на документите от Националния архивен фонд предвижда, че използването на документи, упоменати в чл. 39, е платно. Таксите зависят от формата и целта на използването, вида на изданието и продължителността на публикациите в интернет, съобразно действащите цени на услугите.
Чл. 42
Чл. 42 от Наредбата регламентира условията за използване на документи от Националния архивен фонд (НАФ) при създаване на публикации в интернет. Потребителите трябва да осигурят защита от нерегламентирано копиране и разпространение. Архивите предоставят дигитални копия на документи с определени технически параметри и утвърдени цени. Правото за публикация на документи в интернет може да бъде подновено след изтичането на срока, съгласно чл. 39 и 41.
Чл. 43
Наредбата регламентира условията за използване на документи от Националния архивен фонд, като акцентира на спазването на правата на личността, авторското право, интересите на трети лица и защитата на личните данни. Въвеждат се термини като "пълни искови данни", които описват принадлежността на документите към архивни комплекси. Ръководителите на архиви са задължени да утвърдят правилници в срок от три месеца след влизането в сила на наредбата. Указания за прилагане на наредбата дават председателят на Държавна агенция "Архиви".
§1
Параграф §1 от наредбата определя термина "пълни искови данни" като съкратено обозначение на информацията, която указва принадлежността на документа към конкретен архивен комплекс, включително архив, фонд, инвентарен опис, архивна единица, лист или други регистрационни форми. Изменението е в сила от 27.01.2012 г.
§4 от Наредба за реда за използване на документите от Националния архивен фонд
Параграф §4 от наредбата посочва, че указанията по прилагането ѝ се дават от председателя на Държавна агенция 'Архиви'. Заключителните разпоредби се отнасят към Постановление № 7 от 18 януари 2012 г., което изменя и допълва нормативни актове на Министерския съвет. Това постановление е обнародвано в Държавен вестник, брой 8 от 2012 г. и влиза в сила от 27 януари 2012 г.
§5
В срок от три месеца след влизането в сила на постановлението, ръководителите на архивите са задължени да утвърдят правилниците, определени в чл. 4 от Наредбата за реда за използване на документите от Националния архивен фонд.
