НАРЕДБА ЗА РЕДА ЗА ОРГАНИЗИРАНЕТО, ОБРАБОТВАНЕТО, ЕКСПЕРТИЗАТА, СЪХРАНЕНИЕТО И ИЗПОЛЗВАНЕТО НА ДОКУМЕНТИТЕ В УЧРЕЖДЕНСКИТЕ АРХИВИ НА ДЪРЖАВНИТЕ И ОБЩИНСКИТЕ ИНСТИТУЦИИ
Това е резюме на текстовете от нормативния акт, целящо лесно и бързо запознаване на потребителя с нормите в него.
Виж оригиналния текст на документа
Чл. 1
Наредбата определя реда за организиране, съхранение и използване на документи в архивите на държавните и общинските институции. Тя обхваща документи на хартиен носител, електронни документи и аналогови аудио-визуални документи. Също така, наредбата регламентира експертизата и обработването на документите, които след изтичане на определени срокове трябва да бъдат предадени в държавните архиви. Държавна агенция 'Архиви' осъществява методическо ръководство и контрол над тези дейности.
Чл. 2
Ръководителите на държавните и общинските институции носят отговорност за организирането и обработването на документите в учрежденските архиви, както и за тяхната експертиза, съхранение и използване. Това включва задълженията, посочени в член 1, точки 1 и 2 от наредбата.
Чл. 3
Чл. 3 от наредбата предвижда, че ръководителите на държавните и общинските институции са задължени да създават учрежденски архиви и постоянно действащи експертни комисии за осъществяване на дейностите, свързани с организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на документите.
Чл. 4
Член 4 от Наредбата определя, че Държавна агенция "Архиви" издава методически указания и инструкции с цел подпомагане на дейността на учрежденските архиви и постоянно действащите експертни комисии. Тези указания са насочени към организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на документите в архивите на държавните и общинските институции.
Чл. 5
Наредбата регламентира реда за организиране, обработване, експертиза, съхранение и използване на документи в архивите на държавните и общинските институции. Член 5 уточнява, че наредбата не се прилага за документи, съдържащи класифицирана информация. Втората глава от наредбата е посветена на постоянната действаща експертна комисия, която вероятно ще играе роля в процесите свързани с документирането и управлението на архивите.
Чл. 6
Постоянно действащата експертна комисия е помощен орган на ръководителя на институцията, чиято функция е да подпомага работата с документите, в съответствие със Закона за Националния архивен фонд.
Чл. 7
Чл. 7 от Наредбата определя реда за съставяне и функциониране на Постоянно действаща експертна комисия в държавните и общинските институции. Комисията се състои минимум от трима членове, включително ръководители на структурни звена и архивари. Председателят е назначен от ръководителя на институцията. Решенията се вземат с обикновено мнозинство и се оформят с протоколи, подписвани от членовете и одобрявани от ръководителя. За институции, работещи с научно-технически документи, се създава отделна комисия.
Чл. 8
Постоянно действащата експертна комисия в учрежденските архиви на държавните и общинските институции изпълнява важни задачи, свързани с управлението на документите. Тя изготвя вътрешни правила за дейността на архива, съставя номенклатура на делата, организира внедряването на номенклатурата в деловодството, контролира предаването на документи в архива, провежда проверки на условията за съхранение на документите, организира експертиза по ценността на документите, подготвя предаването на ценни документи и изготвя актове за унищожаване на документи с изтекъл срок на съхранение.
Чл. 9
Чл. 9 от наредбата посочва, че постоянната експертна комисия извършва своята дейност под методическото ръководство и контрол на съответния държавен архив. Тази разпоредба е част от глава трета, която се отнася до учрежденските архиви и техните общи положения.
Чл. 10
Чл. 10 от наредбата предвижда, че ръководителят на институцията е отговорен за създаването на учрежденски архив, като назначава лице, което да изпълнява функциите на завеждащ архив. За тази длъжност може да бъде назначен архивист или лице с необходимия професионален опит.
Чл. 11
Чл. 11 от Наредбата описва дейностите, които се извършват в учрежденския архив. Тези дейности включват приемане, регистриране и съхранение на документи, създаване на справочен апарат, предоставяне на документи за използване, извършване на експертиза по ценността на документите и предаване на ценните документи в държавния архив.
Чл. 12
При преобразуване на институции или техни структури, ръководителите им са задължени да уведомят съответния държавен архив в срок от един месец. Освен това, те трябва да съгласуват с архива условията и реда за съхранение и опазване на документите в преобразуваните институции.
Чл. 13
Член 13 от наредбата предвижда, че при наличие на документи, принадлежащи на друга институция, съответният държавен архив трябва да бъде уведомяван. Раздел II от наредбата се отнася до приемането на документите в учрежденския архив.
Чл. 14
Чл. 14 от Наредбата определя реда за приемане на документи в учрежденския архив. Приемането включва приключили технически оформени дела от деловодството, които трябва да бъдат предадени до 30 юни на следващата година с електронно подписан протокол. Също така, в архива се приемат аналогови аудио-визуални документи след извършени монтаж и технически контрол.
Чл. 15
Чл. 15 от Наредбата задължава институциите, които работят с електронни документи, да създадат електронен архив, който е част от общия архив на учреждението. В електронния архив се приемат електронни дела, приключили до 31 декември на текущата година, след проверка на техническото им състояние, която трябва да бъде извършена не по-късно от 30 юни на следващата година. Приемането на документите става с електронно подписан предавателно-приемателен протокол, съгласно предвидения образец.
Чл. 16
В институциите, които създават и използват научно-технически документи, се създава технически архив, който е част от учрежденския архив. Научно-техническите документи се приемат в този архив след окончателното им съставяне и след приемане от техническия съвет. Досиетата на обектите по капитално строителство се приемат след въвеждане на обекта в експлоатация.
Чл. 17
Чл. 17 от Наредбата определя реда за регистриране и отчитане на приетите дела в учрежденския архив. За целта се използват регистри на постъпленията по образец и предавателно-приемателни протоколи. Регистрите се водят от длъжностното лице, отговарящо за архивите, а протоколите се изготвят от предаващите структурни звена.
Чл. 18
Чл. 18 от Наредбата задължава ръководителя на институцията да осигури подходящи условия за функционирането на учрежденския архив. Това включва осигуряване на подходящи помещения, както и необходимата материална и технологична база за приемане, съхранение, обработване и използване на документите.
Чл. 19
Чл. 19 от Наредбата определя изискванията за помещенията, предназначени за архивохранилища в държавните и общинските институции. Те трябва да бъдат пожарообезопасени, сухи, леснопроветриви и защитени от слънчеви лъчи. Не трябва да преминават канализационни и отоплителни пътища, а електрическата инсталация да е закрита с непрекъснато захранване. Осигурява се лесен достъп до документите и надеждни системи за контрол на достъпа. Специфични температурно-влажностни условия се изискват в зависимост от носителя на документите. Помещенията за електронни документи, които влизат в сила от 01.07.2024 г., също имат допълнителни изисквания, включително затвореност и антистатични настилки.
Чл. 20
Член 20 от Наредбата предвижда, че основно почистване на архивохранилищата се извършва два пъти в годината. Това почистване включва и дезинфекция, дезинсекция и дератизация, с цел поддържане на добри условия за съхранение на документите.
Чл. 21
Член 21 от Наредбата предвижда, че в общия план на институцията за управление при кризи трябва да бъде включен раздел, който да описва действията, свързани с учрежденския архив. Това означава, че архивите трябва да бъдат взети под внимание при планиране на действия в случай на криза, за да се осигури тяхното адекватно управление и защита.
Чл. 22
Чл. 22 от наредбата определя принципите за подреждане на документите на хартиен носител в архивохранилищата. Подреждането се извършва по структурно-хронологичен принцип. Делата с общоадминистративни документи трябва да се съхраняват в твърди папки или кутии, като твърдите папки и подвързаните томове трябва да бъдат поставени във вертикално положение.
Чл. 23
Наредбата определя реда за съхранение на оригинали и копия на научно-технически документи в архивите на държавните и общинските институции. Оригиналите на научно-техническите документи се съхраняват в отделни помещения, като различните видове документи (конструкторски, технологични, проектни и научноизследователски) имат специфични изисквания за организация на съхранение. Копията на документите се съхраняват в папки с ограничение от 150 листа формат А4, а при по-голям обем се разделят на томове. Допуска се и полистно съхранение на копия.
Чл. 24
Аналоговите аудио-визуални документи трябва да се съхраняват в специализирани кутии, като снимките се поставят в индивидуални пликове, отделни кадри от филми в класьори, микрофилми на некорозивни ролки в кутии с периодичен контрол на състоянието им, а магнитни аудиоленти далеч от магнитни полета.
Чл. 25
Наредбата определя реда за организиране, обработване, експертиза, съхранение и използване на електронни документи в архивите на държавните и общинските институции. Всеки електронен документ трябва да бъде уникално идентифициран и да съдържа информация като заглавие, срок за съхранение, дата на регистрация и подпис на отговорните лица. Документите трябва да притежават определени характеристики, които осигуряват тяхната дълготрайност и независимост от конкретни софтуерни или хардуерни условия. Дългосрочното съхранение на електронните документи изисква наличието на подходяща материална и технологична база, защита на данните и поддръжка на системите.
Чл. 26
В помещенията, определени за архивохранилища, е разрешено да се съхраняват единствено документи. Няма да се допускат други предмети или материали, които не са свързани с архивирането.
Чл. 27
Чл. 27 от Наредбата определя, че достъп до архивохранилищата имат само длъжностните лица, които отговарят за съхранението и използването на документите. Освен тях, в архивите могат да влизат и лица, които са упълномощени да извършват контрол по опазването и съхранението на документите, но само в присъствието на отговорните длъжностни лица.
Чл. 28
Документите в учрежденските архиви могат да бъдат използвани от служителите съгласно вътрешните правила. Външни потребители имат право на достъп след разрешение от ръководителите на институциите, в съответствие с Закона за достъп до обществена информация. Изнасянето на документи за специализирани държавни органи е допустимо само след писмено разрешение от ръководителя на институцията. За всяко изнасяне и връщане на документи се изготвя предавателно-приемателен протокол, който описва документите и сроковете за използване. При установяване на липси или увреждания след връщането, се съставя протокол и се уведомява ръководителят на институцията, а за документи от Националния архивен фонд - съответният държавен архив.
Чл. 29
Чл. 29 от наредбата определя реда за посещение и използване на документи в учрежденския архив. Воденето на дневник за всяко посещение е задължително, а също така се изисква поставянето на заместител на извадените документи. Длъжностното лице, отговарящо за архива, е задължено да проверява състава и състоянието на документите преди и след тяхното използване.
Чл. 30
Чл. 30 от Наредбата определя експертизата на ценността на документите като процес, при който се оценява тяхната стойност на базата на критерии, установени в чл. 45 от същата наредба.
Чл. 31
Чл. 31 от Наредбата предвижда, че всички документи, които са създадени в институцията или са постъпили отвън, подлежат на експертиза. Това означава, че всякакви документи, независимо от техния произход, трябва да бъдат оценени и проверени в съответствие с установените процедури за обработка и съхранение в архивите.
Чл. 32
При закриване, заличаване, приватизация, ликвидация или обявяване в несъстоятелност на институции, ръководителите, ликвидаторите или синдиците са задължени в срок от 6 месеца да организират експертиза на ценността на документите. След това, след съгласуване с държавния архив, те трябва да предприемат мерки за съхранение на документите и да предадат тези, които са определени за постоянно запазване, в държавния архив, съобразно разпоредбите на чл. 51 от Закона за Националния архивен фонд.
Чл. 33
Наредбата определя три основни етапа на експертиза на документите в учрежденските архиви: текуща експертиза, междинна експертиза и окончателна експертиза. Текущата експертиза е първият етап от процеса на оценка и обработка на архивните документи.
Чл. 34
Чл. 34 от Наредбата определя текущата експертиза, която включва две основни дейности: 1) определяне на сроковете за съхранение на документите чрез изготвяне на номенклатура на делата или списък на видовете документи; 2) формиране на делата по номенклатурата и подготовка за предаване в учрежденския архив.
Чл. 35
Номенклатурата на делата представлява систематичен списък на наименованията на делата, които ще бъдат образувани от дейността на институцията, включваща срокове за съхранение на всички документи. Тя се съставя и подписва от Постоянно действащата експертна комисия, одобрява се от ръководителя на институцията и утвърдена от ръководителя на държавния архив. Номенклатурата влиза в сила от 1 юли на същата година или от началото на следващата календарна година. При разкриване на дела, на всяко дело се поставя индекс, наименование и срок за съхранение. Номенклатурата се актуализира при структурни промени или промяна в предмета на дейност.
Чл. 36
Чл. 36 от наредбата предвижда изготвяне на номенклатура на делата, която включва класификационна схема, указание за прилагане и списък на съкращенията. Класификационната схема определя начина на групиране на делата в раздели и подраздели на базата на общи признаци, като може да бъде структурна, функционална или смесена. Указанието за прилагане описва особеностите, структурата и организацията на документите в делата, начина на прилагане на номенклатурата и индексацията на делата.
Чл. 37
Чл. 37 от наредбата определя сроковете за съхранение на документи в архивите в зависимост от тяхната ценност. Документите могат да бъдат: 1. За постоянно запазване с историческо значение, които се предават в държавните архиви след експертиза. 2. С дългосрочно практическо значение, които остават в институцията. 3. Документи с определен срок, подлежащи на преглед след изтичане на срока. 4. За дългосрочно запазване (50-130 години) с справочно значение, след което подлежат на унищожаване. 5. С кратък срок за съхранение с временно-оперативно значение.
Чл. 38
Член 38 от наредбата указва, че номенклатурата на делата трябва да бъде оформена по образец, който е представен в приложение № 6. Това определя стандарти за организация на документите в архивите на държавните и общинските институции.
Чл. 39
Чл. 39 от Наредбата урежда реда за съставяне на списък на видовете документи с определени срокове за съхранение в държавните и общинските институции. Списъкът обхваща цялата документация на институцията и се съставя от Постоянно действащата експертна комисия, след което се одобрява от ръководителя на институцията и утвърдява от ръководителя на съответния държавен архив. Утвърденият списък влиза в сила от 1 юли на същата година или от началото на следващата календарна година. Списъкът може да бъде актуализиран при необходимост от добавяне или отпадане на документи, като към него се изготвят указания за прилагане и списък на съкращенията. Сроковете за съхранение на документите се определят в зависимост от тяхната ценност.
Чл. 40
Член 40 от Наредбата за реда за организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на документите в учрежденските архиви предвижда, че междинна експертиза се извършва в учрежденския архив при необходимост и съобразно утвърдените срокове в номенклатурата.
Чл. 41
Член 41 от наредбата описва процеса на междинна експертиза на документи в учрежденските архиви. Този процес включва две основни дейности: първата е заделяне на неценни документи, чийто срок на съхранение е изтекъл, а втората е заделяне на документи, които ще бъдат запазени постоянно.
Чл. 42
Чл. 42 от наредбата определя процедурата за унищожаване на неподлежащи на запазване документи в държавните и общинските институции. Документите се описват в актове за унищожаване, които се утвърдиха от ръководителя на институцията и подписват от Постоянно действаща експертна комисия. Актовете трябва да бъдат изпратени за съгласуване със съответния държавен архив, който може да извърши проверка на документите. При наличие на ценни документи, архивът извършва проверка на място и изготвя констативен протокол.
Чл. 43
Чл. 43 от наредбата предвижда, че документите, предназначени за постоянно запазване, трябва да бъдат оформени в дела и описани в работни описи. За общоадминистративните документи се използва образец по приложение № 9, а за научно-техническите документи - образец по приложение № 10. Включена е и процедура за окончателна експертиза и обработка на документите.
Чл. 44
Окончателната експертиза на документите в учрежденските архиви се извършва след изтичане на срока, определен в Закона за Националния архивен фонд, и след предварително съгласуване с държавния архив, към който принадлежи фондообразувателят. Фондообразувателите на държавните архиви се определят по критерии, одобрени от председателя на Държавна агенция 'Архиви'.
Чл. 45
Чл. 45 от Наредба за реда за организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции определя критериите за оценка на документите. За общоадминистративните документи се вземат предвид съдържанието, вид и разновидност на документа, оригиналност и оформление, значимост на институцията и автора, време и място на създаване, физическо състояние, комплектност и пълнота, автентичност и надеждност. За научно-техническите документи критериите включват съдържание, уникалност, значимост на институцията и автора, физическо състояние, комплектност и пълнота, автентичност и надеждност.
Чл. 46
Член 46 от Наредбата за реда за организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции указва, че критериите за оценка на ценността на документите трябва да се прилагат в контекста на тяхната взаимовръзка. Това означава, че оценката на документите не е само индивидуална, а трябва да се вземат предвид и отношенията между тях.
Чл. 47
Чл. 47 от НАРЕДБА ЗА РЕДА ЗА ОРГАНИЗИРАНЕТО, ОБРАБОТВАНЕТО, ЕКСПЕРТИЗАТА, СЪХРАНЕНИЕТО И ИЗПОЛЗВАНЕТО НА ДОКУМЕНТИТЕ В УЧРЕЖДЕНСКИТЕ АРХИВИ определя процеса на окончателна експертиза на документи, който включва преглед на документи с различни знаци, определяне на делата за унищожаване и идентифициране на документация с дългосрочно значение.
Чл. 48
След извършена експертиза, документите се разделят на три основни групи: 1. Документи за постоянно запазване, които ще бъдат предадени в държавен архив и ще образуват архивния фонд на институцията. 2. Документи с дългосрочно справочно значение, които остават в институцията до изтичане на сроковете за съхранение. 3. Неценни документи, които подлежат на унищожаване.
Чл. 49
Чл. 49 от Наредбата определя процедурите за оформяне на архивни единици с документи за постоянно запазване. Документите се подреждат хронологично и на всяка единица се съставят заглавия. Заглавията за общоадминистративните документи включват информация за вида на документите, автор, адресат, теми, място и време на събитието, оригиналност, техника на създаване, език и други особености. За научно-техническите документи заглавията съдържат наименование на разработката, оригиналност и език. При наличие на няколко тома, всеки том се оформя като отделна архивна единица с общо заглавие и пореден номер.
Чл. 50
Архивните единици с документи на хартиен носител, които съдържат до 150 листа, подлежат на техническа обработка. Тази обработка включва номериране на документите, почистване от метални крепители, както и поставяне на заглавен лист и заверителен надпис, съгласно установените образци в приложения № 11 и № 12.
Чл. 51
Чл. 51 от наредбата описва документите, които се съставят при експертизата на документи в архивите на държавните и общинските институции. За общоадминистративните документи се изготвят инвентарни описи за документи с различен статус (постоянно запазване, дългосрочно справочно значение, неценни). За научно-техническите документи също се изготвят инвентарни описи. Освен това, се съставят историческа справка, протокол на експертната комисия и протокол на ликвидационна комисия или обяснителна записка при закриване на институцията.
Чл. 52
Чл. 52 от наредбата изисква инвентарният опис на документите за постоянно запазване да включва заглавията на архивните единици, систематизирани по класификационна схема. Класификационната схема представлява план за групиране на архивните единици и е неразделна част от описа.
Чл. 53
Инвентарният опис на документите в учрежденските архиви включва заглавен лист, класификационна схема и описателна част, в която се извършва рекапитулация на съдържанието.
Чл. 54
Чл. 54 от Наредбата определя състава на заглавния лист на документите в учрежденията. Той трябва да включва наименованието на държавния архив, наименованието на фонда с пълното и съкратеното наименование на институцията, хронологично изброяване на промените в наименованията, фондов номер, пореден номер на описа, начална и крайна дата на документите, както и брой на листовете в описателната част за документи на хартиен носител.
Чл. 55
Чл. 55 от наредбата определя изискванията за описателната част на инвентарния опис за архивни единици на хартиен носител. За общоадминистративни документи се изискват: пореден номер, индекс, заглавие, начална и крайна дата, брой листове и забележка. За научно-технически документи се изискват: пореден номер, шифър, индекс, заглавие, стадий, година на създаване, брой листове, автор и забележка.
Чл. 56
Чл. 56 от Наредбата определя изискванията за описателната част на инвентарния опис за архивни единици с електронни документи. За общоадминистративни документи се включват: пореден номер, индекс, заглавие, начална и крайна дата, брой документи и забележка. За научно-техническите документи се изискват: пореден номер, шифър, индекс, заглавие, стадий, година на създаване, брой документи, автор и забележка.
Чл. 57
Чл. 57 от Наредбата предвижда, че в края на инвентарния опис на архивите се извършва рекапитулация, която включва общия брой на описаните архивни единици. Този брой трябва да бъде изписан както с цифри, така и с думи, за да се осигури точност и яснота в документацията.
Чл. 58
Чл. 58 от Наредбата описва изискванията за съставяне на историческа справка, която включва история на фондообразувателя и история на фонда. В историята на фондообразувателя се посочват дата на създаване, структура, функции и промени в институцията. В историята на фонда се описват сведения за формирането на архивния фонд, експертизата и физическото състояние на документите, както и информация за липсващи ценни документи.
Чл. 59
При всяко предаване на документи в държавен архив се съставя историческа справка. При последващи предавания след първоначалното се изготвя Допълнение към историческата справка, в което в частта "История на фондообразувателя" се отразяват само промените, настъпили от последното предаване до момента на окончателната експертиза.
Чл. 60
Чл. 60 описва процедурата за отразяване на резултатите от експертизата на документи в архивите на държавните и общинските институции. В параграф 1 се посочва, че протоколът от експертизата трябва да включва информация за състава на комисията, заповедта за назначаване, нормативните актове, периода и обема на документите, местонахождението на справочните документи, основанията за унищожаване на документи, особени случаи, липсващи ценни документи и окончателните решения на комисията. В параграф 2 се уточнява, че при закриване на институция, резултатите от експертизата се отразяват в обяснителна записка, която също съдържа подобни данни, но с акцент върху ликвидатора и основанията за окончателна експертиза.
Чл. 61
Чл. 61 от Наредбата определя, че документите, подготвени от Постоянно действащата експертна комисия или ликвидационната комисия, включително протоколи, обяснителни записки, исторически справки и описи, трябва да се представят в съответния държавен архив. Тези документи подлежат на методически контрол от Експертно-проверочната комисия.
Чл. 62
Експертно-проверочната комисия е задължена да разгледа заключенията на Постоянно действащата експертна комисия в срок от един месец. Тези заключения се отнасят до експертизата за ценността на документите в учрежденските архиви.
Чл. 63
След извършване на корекции, съобразно решенията на Експертно-проверочната комисия, протоколът на Постоянно действащата експертна комисия, историческата справка и описите трябва да се подпишат от членовете на комисията и да бъдат одобрени от ръководителя на съответната институция.
Чл. 64
Чл. 64 от Наредбата за реда за организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции предвижда, че описи на документите се утвърдяват от ръководителя на съответния държавен архив. Това означава, че всяка институция, която съхранява архивни документи, трябва да получи одобрение от ръководителя на архива, за да може да организира и обработва своите документи по установения ред.
Чл. 65
Чл. 65 от Наредбата определя процедурата за предаване на документи, които са определени за постоянно запазване. Документите на хартиен носител се предават в държавния архив с разписка, а подготовката и транспортирането се извършват от институцията. Електронните документи се предават чрез системата за електронно архивиране, администрирана от Държавна агенция "Архиви".
Чл. 66
Държавните архиви отговарят за контрола и методическото ръководство относно организирането, съхранението и опазването на документи в държавните и общинските институции. Те също така извършват експертиза на ценността на документите в учрежденските архиви и подготвят документите за предаване за постоянно запазване.
Чл. 67
Чл. 67 от Наредбата постановява, че разпорежданията и указанията на държавните архиви относно документите, които са част от Националния архивен фонд, са задължителни за всички държавни и общински институции. Това е в съответствие с § 1, т. 11 от допълнителната разпоредба на Закона за Националния архивен фонд.
Чл. 68
Наредбата определя реда за извършване на превантивен, текущ и последващ контрол от държавните архиви. Контролът се осъществява чрез основни проверки, които оценяват изпълнението на задълженията по Закона за Националния архивен фонд, контролни проверки за проследяване на предписанията от основните проверки, и извънредни проверки при структурни промени или заплахи за документи. Инцидентните проверки се правят при аварийни ситуации или сигнали за увреждане на документи.
Чл. 69
Ръководителят на институцията има правото да поиска проверка от съответния държавен архив, което е регламентирано в Наредбата за реда за организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции.
Чл. 70
Член 70 от Наредбата за реда за организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции предвижда, че резултатите от проверките се записват в протоколи. Тези протоколи трябва да бъдат подписани от представители на институцията, която е подложена на проверка, и от съответния държавен архив, който извършва проверката.
Чл. 71
Чл. 71 от Наредбата описва начина на методическо ръководство на учрежденските архиви, което включва инструктажи на членовете на Постоянно действащата експертна комисия, консултации за разработване на вътрешни правила, създаване на архиви, разработване на номенклатури на делата и списъци на документите, както и експертна помощ при оценка на ценността на документите и унищожаване на документи.
Чл. 72
Наредбата определя реда за организиране, обработване, експертиза, съхранение и използване на документи в учрежденските архиви на държавните и общинските институции. Включва задължения за обучение на персонала, определя понятието "електронен архив" и "електронно архивиране на документи", и установява процедури за предаване на документи в държавните архиви. Наредбата влиза в сила с обнародването и предвижда актуализация на вътрешните правила на институциите в срок от три месеца. Ценните електронни документи, създадени преди влизането в сила на наредбата, трябва да бъдат предадени в държавен архив.
§1
В Преходните и Заключителни разпоредби на наредбата се уточняват основни термини, свързани с електронното архивиране. "Електронен архив" представлява съвкупност от електронни документи на институции, които вече не се обработват, а "електронно архивиране на документи" обхваща процесите по тяхното управление и съхранение. "Електронно дело" е група от електронни документи, свързани помежду си, с единен срок за съхранение.
§3
В тримесечен срок след влизането в сила на наредбата, ръководителите на държавните и общинските институции са задължени да актуализират вътрешните си правила за дейността на учрежденския архив, така че да отговарят на новите разпоредби на наредбата.
§6
Наредбата влиза в сила от деня на обнародването в "Държавен вестник", с изключение на чл. 19, ал. 5, който влиза в сила от 1 юли 2024 г. Приложенията към наредбата включват формуляри и протоколи, свързани с годишни проверки, предаване на документи, регистри на постъпленията и унищожаване на неценни документи.
