НАРЕДБА ЗА УСЛОВИЯТА И РЕДА ЗА ОПАЗВАНЕТО, СЪХРАНЯВАНЕТО, ДОСТЪПА И ИЗПОЛЗВАНЕТО НА ЦЕННИ ЕЛЕКТРОННИ ДОКУМЕНТИ В ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ
Това е резюме на текстовете от нормативния акт, целящо лесно и бързо запознаване на потребителя с нормите в него.
Виж оригиналния текст на документа
Чл. 1
С наредбата се уреждат условията и редът за опазване, съхраняване, достъп и използване на ценни електронни документи в държавните архиви. Дейностите по тези въпроси се осъществяват от Държавна агенция "Архиви" и нейните структури.
Чл. 2
Според Чл. 2 от Наредбата, ценните електронни документи са включени в Националния архивен фонд. Това подчертава важността на тези документи за съхранение и управление в държавните архиви.
Чл. 3
Чл. 3 от Наредбата за условията и реда за опазването, съхраняването, достъпа и използването на ценни електронни документи в държавните архиви предвижда, че председателят на Държавна агенция "Архиви" е отговорен за определянето на критериите, които ще се използват за експертиза на ценността на електронните документи.
Чл. 4
Наредбата за условията и реда за опазването, съхраняването, достъпа и използването на ценни електронни документи не се прилага за: 1) ценни електронни документи, съдържащи класифицирана информация по Закона за защита на класифицираната информация; 2) дигитални копия на документи на хартиен носител.
Чл. 5
Чл. 5 от наредбата забранява извършването на операции, които могат да променят автентичността и интегритета на приетите ценни електронни документи в държавните архиви. Тази разпоредба е част от раздел II, който се фокусира върху опазването и съхраняването на ценни електронни документи.
Чл. 6
Чл. 6 от Наредбата определя мерките за опазване и съхранение на ценни електронни документи в държавните архиви. Използват се различни методи, включително миграция и емулация, за да се гарантира физическото съхранение, автентичността, интегритета и използваемостта на документите.
Чл. 7
Чл. 7 определя условията за дългосрочно опазване и съхраняване на ценни електронни документи. Процесът включва осигуряване на необходимата материална и технологична база, спазване на условия за съхранение на различни места, разработване на система за електронно архивиране, гарантиране на мрежовата и информационната сигурност, постоянна поддръжка на хардуер и софтуер, наемане на квалифицирани служители и осигуряване на финансиране.
Чл. 8
Държавните архиви осигуряват публичен достъп до ценни електронни документи, следвайки разпоредбите на Закона за Националния архивен фонд и Наредбата за реда за използване на документите от Националния архивен фонд.
Чл. 9
Член 9 от Наредбата за условията и реда за опазването, съхраняването, достъпа и използването на ценни електронни документи в държавните архиви предвижда, че държавните архиви създават и поддържат научно-справочен апарат към ценните електронни документи. Този апарат е публичен и достъпен чрез системата за електронно архивиране.
Чл. 10
Достъпът до ценни електронни документи може да бъде временно ограничен в случай на технически проблеми с хардуерни или софтуерни системи, които обработват, съхраняват или възпроизвеждат тези документи.
Чл. 11
Чл. 11 от Наредбата за условията и реда за опазването, съхраняването, достъпа и използването на ценни електронни документи в държавните архиви предвижда, че политически партии, юридически лица с нестопанска цел, търговски дружества и физически лица, които предават ценни електронни документи в архивите, могат временно да ограничат тяхното използване. Възможно е обаче, при техническа възможност и с писмено съгласие на лицата, предали документите или техните наследници, документите да бъдат използвани и през срока на ограничението.
Чл. 12
Чл. 12 от наредбата предвижда, че достъпът до ценни електронни документи може да бъде временно ограничен при определени условия, посочени в Закона за Националния архивен фонд. Временното ограничение се отразява в системата за е-архивиране.
Чл. 13
Чл. 13 от Наредбата определя условията и реда за достъп до ценни електронни документи с временно ограничение. Заявление за достъп се подава в държавните архиви, като се посочват основания и цел на използване. Разрешение или мотивиран отказ за достъп се дава от ръководителя на архива, в зависимост от значимостта на искането. За определени случаи, като наследници, е необходимо предоставяне на удостоверения или пълномощно. Разрешението отпада при въвеждане на ново ограничение.
Чл. 14
Член 14 от Наредбата предвижда, че достъпът до ценни електронни документи на място за лица с увреждания трябва да бъде предоставен във форма, която отговаря на техните комуникативни възможности. Това трябва да бъде съобразено с техническите възможности на държавните архиви.
Чл. 15
Ценни електронни документи от държавните архиви могат да се използват чрез системата за е-архивиране, след подаване на заявление от потребителя. Редът за подаване на заявлението и образецът му се определят с правилник на председателя на Държавна агенция 'Архиви', съгласно Наредбата за реда за използване на документите от Националния архивен фонд.
Чл. 16
Държавните архиви могат да предоставят копия на ценни електронни документи на държавни органи, организации, физически и юридически лица. За целта е необходимо да се подаде заявка и да се заплатят държавни такси, които са определени с тарифа, приета от Министерския съвет, както и цени на услугите, посочени в акт на Министерския съвет.
Чл. 17
Чл. 17 от наредбата регламентира изготвянето на справки за ценни електронни документи от държавните архиви. Справките се изготвят по заявление на потребителя, при условие че документите са включени в системата за е-архивиране и нямат ограничение в достъпа. Изготвянето на справки е платна услуга, с такси, определени от Министерския съвет. При отказ за изготвяне на справка, архивите уведомяват заявителя, ако причината е свързана с големи разходи или техническа невъзможност.
Чл. 18
Чл. 18 от Наредбата определя, че публикуването на ценни електронни документи, както и тяхното експониране в изложби и създаването на различни медийни продукти (филми, радио- и телевизионни предавания и др.), се извършва след получаване на разрешение и заплащане за правото на възпроизвеждане. Цените на услугите се определят с акт на Министерския съвет.
Чл. 19 и Допълнителни разпоредби § 1
Наредбата регламентира условията за използване на ценни електронни документи, като акцентира на спазването на правата на личността, авторското право и защитата на личните данни. Държавните архиви не носят отговорност за интерпретацията и използването на информацията в документите. Определя се какво представлява 'ценен електронен документ', както и понятието за автентичност, интегритет, миграция и емулация на документите. Наредбата е приета на основание закона за Националния архивен фонд и влиза в сила с указания от председателя на Държавна агенция 'Архиви'. Информационната система за е-архивиране ще бъде въведена в експлоатация до 1 януари 2024 г.
§1
В преходните и заключителни разпоредби на наредбата се дефинират ключови термини, свързани с ценни електронни документи. "Ценен електронен документ" е такъв, който е преминал експертна оценка. "Автентичност" удостоверява авторството и липсата на изменения, а "интегритет" гарантира целостта на документа. "Миграция" и "емулация" описват процесите на прехвърляне и конвертиране на документи, съответно.
