НАРЕДБА № 62 ОТ 30 ОКТОМВРИ 2018 Г. ЗА РЕДА ЗА СЪХРАНЯВАНЕ, ИЗПОЛЗВАНЕ И УНИЩОЖАВАНЕ ОТ ПЕНСИОННООСИГУРИТЕЛНИТЕ ДРУЖЕСТВА НА ДОКУМЕНТИТЕ И ДАННИТЕ, СВЪРЗАНИ С ДЕЙНОСТТА ПО ДОПЪЛНИТЕЛНО ПЕНСИОННО ОСИГУРЯВАНЕ
Това е резюме на текстовете от нормативния акт, целящо лесно и бързо запознаване на потребителя с нормите в него.
Виж оригиналния текст на документа
Чл. 1
Наредбата определя правилата за съхраняване, използване и унищожаване на документи и данни от пенсионноосигурителните дружества, свързани с допълнителното пенсионно осигуряване.
Чл. 2
Наредба № 62 от 30 октомври 2018 г. регламентира реда за съхранение, използване и унищожаване на документи и данни, свързани с дейността по допълнително пенсионно осигуряване. Управителният орган на пенсионноосигурителното дружество е задължен да приеме правила, които определят сроковете за съхранение на документите, мерките за тяхното управление, отговорните лица и правилата за работа на експертната комисия. Правилата трябва да бъдат представени на Комисията за финансов надзор в срок от 7 дни след приемането им.
Чл. 3
Наредба № 62 определя минималните срокове за съхранение на документи и данни от пенсионноосигурителните дружества, свързани с допълнително пенсионно осигуряване. Основните срокове за съхранение включват 5 години за нареждания за инвестиции, информация за цени, биометрични таблици, документи за съответствие на членовете на управителния орган и др. За заявления, свързани с участие и осигуряване, срокът е 2 години. Документи без специфициран срок се съхраняват 1 година след преустановяване на използването им. Правилата могат да предвиждат по-дълги срокове при спазване на изискванията за защита на личните данни.
Чл. 4
Наредбата определя реда за съхранение, използване и унищожаване на документи и данни от пенсионноосигурителните дружества. Специалните помещения за съхранение трябва да осигуряват физическа защита на документите, да са пожарообезопасени и да поддържат определен температурно-влажностен режим. Забранено е използването на тези помещения за други цели. Необходимо е да се извършва контрол на условията в помещенията и редовно почистване и дезинфекция.
Чл. 5
Чл. 5 от Наредба № 62 определя условията за достъп до помещенията, където се съхраняват документи и данни, свързани с допълнително пенсионно осигуряване. Достъп имат само служителите на пенсионноосигурителното дружество и специализирани външни изпълнители, отговорни за съхранението на документите. В присъствието на тези служители могат да влизат и служители, които използват документите, както и представители на държавните контролни органи. За всяко посещение и използване на документи и данни се води отчет.
Чл. 6
Чл. 6 от Наредба № 62 определя задълженията на пенсионноосигурителните дружества и техните служители относно използването на документи и данни, свързани с допълнително пенсионно осигуряване. Те могат да използват тези документи и данни само за целите на осъществяване на дейността по пенсионно осигуряване. Освен това, те са задължени да опазват поверителността на информацията и могат да я предоставят на трети лица единствено в случаите, предвидени от закона.
Чл. 7
Наредбата определя реда за съхранение, използване и унищожаване на документи и данни от пенсионноосигурителните дружества. Чл. 7 описва условията за изнасяне на оригинали на документи и носители на данни в електронен вид. Изнасянето се извършва след писмено разрешение от управителите на дружеството или упълномощени лица. Необходимо е изготвяне на предавателно-приемателен протокол за предоставените документи. При предоставяне на оригинал се прави копие, което се съхранява, а при установяване на липси или увреждания след връщането се съставя протокол.
Чл. 8
Документите и данните, свързани с допълнително пенсионно осигуряване, могат да бъдат унищожавани само след изтичане на установените срокове, освен ако не са налице условията за предсрочно унищожаване, посочени в ал. 3 на чл. 3.
Чл. 9
Чл. 9 от Наредба № 62 от 30 октомври 2018 г. определя реда за унищожаване на документи и данни от пенсионноосигурителните дружества. Унищожаването се извършва след преценка от експертна комисия, която се създава със заповед на управляващите дружеството. Комисията преглежда документите и данните поне веднъж годишно, съставя протокол с опис на унищожаваните документи и данни, който следва да бъде одобрен от управляващите лицата, преди да се извърши самото унищожаване.
Чл. 10
Чл. 10 от Наредба № 62 предвижда, че унищожаването на документи и данни от пенсионноосигурителните дружества трябва да се извършва по начин, който предотвратява възстановяването им и нерегламентиран достъп до тях. Това гарантира сигурността на информацията и защитава личните данни на осигурените лица.
Чл. 11
Наредбата регламентира реда за съхранение, използване и унищожаване на документи и данни от пенсионноосигурителните дружества. Чл. 11 предвижда, че пенсионноосигурителното дружество може да възложи дейности по съхранение и унищожаване на документите на специализиран външен изпълнител, като остава отговорно за действията на изпълнителя. В договора с изпълнителя трябва да се предвидят задължения за опазване на поверителността и сътрудничество с Комисията за финансов надзор. Дружеството е задължено да уведомява Комисията за договорите с външния изпълнител в 7-дневен срок. Наредбата влиза в сила от 19.11.2018 г.
§1
С §1 на преходните и заключителни разпоредби към Наредба № 62 от 30 октомври 2018 г. се отменя чл. 21б от Наредба № 3 от 2003 г., касаеща реда и начина за промяна на участие и прехвърляне на натрупаните средства на осигурено лице от един фонд за допълнително пенсионно осигуряване в друг. Отменянето е част от актуализацията на регулациите, свързани с документи и данни в пенсионното осигуряване.
§2 от Преходни и Заключителни разпоредби
С §2 от Преходните и Заключителни разпоредби на Наредба № 62 от 30 октомври 2018 г. се отменя чл. 5а от Наредба № 33 от 2006 г. за индивидуалните заявления за участие във фонд за допълнително задължително пенсионно осигуряване. Включени са изменения и допълнения на наредбата, обнародвани в различни издания на Държавен вестник.
§3 от Преходни и Заключителни разпоредби на НАРЕДБА № 62
В параграф §3 на настоящата наредба се прави изменение в Наредба № 47 от 2012 г., като в член 8, алинея 3 се заменят думите "дейностите по сканиране и/или съхраняване" с "дейността по сканиране". Това изменение уточнява обхвата на дейностите, свързани с информационните системи на пенсионноосигурителните дружества.
§5
Наредба № 62 влиза в сила на 19.11.2018 г. Тя регулира реда за съхранение, използване и унищожаване на документи и данни от пенсионноосигурителните дружества, свързани с допълнително пенсионно осигуряване. Преходните и заключителни разпоредби се отнасят и за изменения и допълнения на Наредба № 63 от 8.11.2018 г., която определя изискванията за съдържанието и сроковете за представяне на отчетите за надзорни цели на пенсионноосигурителните дружества.
§25 от Наредба № 62
В параграф §25 от Наредба № 62 от 30.10.2018 г. се предвиждат изменения в чл. 3, ал. 1, като навсякъде в наредбата думата "комисията" се заменя с "Комисията". Тези изменения целят да уточнят терминологията, свързана с пенсионноосигурителните дружества и тяхната дейност по допълнително пенсионно осигуряване.
