НАРЕДБА № 32 ОТ 29 ЯНУАРИ 1997 Г. ЗА СЛУЖЕБНИТЕ АРХИВИ НА НОТАРИУСИТЕ И НОТАРИАЛНИТЕ КАНТОРИ
Това е резюме на текстовете от нормативния акт, целящо лесно и бързо запознаване на потребителя с нормите в него.
Виж оригиналния текст на документа
Чл. 1
Служебният архив на нотариуса включва нотариални регистри и книги, нотариални дела, други документи и печат на нотариуса. Тези елементи са основни за функционирането на нотариалната служба и съхранението на важна информация.
Чл. 1а
Чл. 1а от Наредба № 32 създава информационна система към Нотариалната камара, която включва част от служебните архиви на нотариусите. Данни от нотариусите ще се изпращат към системата чрез интернет протоколи, използвайки уебпортал или автоматизирани компютърни програми. Нотариалната камара отговаря за контрола на функционирането на уебпортала и програмите, в съответствие с разпоредбите на наредбата.
Чл. 2
Справките относно нотариалните дела на нотариусите могат да бъдат предоставени само на страните, техните правоприемници или на техните законни представители. Пълномощниците, които не са адвокати, трябва да имат изрично упълномощаване с нотариално удостоверен подпис.
Чл. 2а
Наредбата регламентира извършването на справки по електронен път от информационната система, която може да се осъществява чрез Нотариалната камара или чрез нотариус. Служебните справки изискват достъп с квалифициран електронен подпис, предоставен от Нотариалната камара. Достъп до служебни справки имат държавни органи с правен интерес.
Чл. 2б
Чл. 2б от Наредба № 32 предоставя на държавни органи и длъжностни лица право на безвъзмезден достъп до информационната система за служебни цели, при спазване на закона за защита на личните данни. Достъпът се осъществява чрез отдалечен достъп с потребителски интерфейс, по защитен интернет канал и с квалифициран електронен подпис. Нотариалната камара отговаря за изграждането на защитения канал и регистрацията на цифровите сертификати на правомощните длъжностни лица.
Чл. 2в
Чл. 2в от Наредба № 32 определя условията за предоставяне на справки от информационната система на нотариусите. Справки могат да бъдат предоставяни на банки, инвестиционни посредници, управляващи дружества, застрахователи и други лица с правен интерес, срещу заплащане на разходоориентирана цена за услугата. Достъпът до справките е чрез интернет, по защитен канал, с квалифициран електронен подпис.
Чл. 3
Чл. 3 от наредбата определя условията за изнасяне на дела и документи от служебния архив на нотариусите. Изнасянето е разрешено само с писмено разпореждане от съдия или прокурор, а преписите се предават на посочено длъжностно лице. Оригиналите могат да се изнасят само по изрично разпореждане от нотариуса и експертизата може да се извършва само в негово присъствие.
Чл. 4
Наредбата регламентира задълженията на нотариусите относно воденето на служебни архиви, включително общ регистър, азбучен указател и различни книги за нотариални актове, завещания, покани и други документи. Общият регистър и определени книги се съхраняват за десет години, след което се унищожават след съгласуване с държавен архив. Други регистри и книги се съхраняват за сто години и след това се предават за постоянно съхранение в държавния архив.
Чл. 5
Член 5 от Наредба № 32 регламентира начина на водене на регистрите от нотариусите. Записите за всяка календарна година трябва да бъдат приключени с подписа и печата на нотариуса преди започване на следващия ден. Празни места, заличавания и поправки в регистрите не са допустими, освен ако не са оформени съгласно определените правила. Празните места трябва да бъдат зачертани, а грешките поправени с забележка и подпис на нотариуса. Регистрите могат да се съставят и с технически средства, като данните задължително се разпечатват и скрепяват с подписа и печата на нотариуса.
Чл. 6
Чл. 6 от Наредба № 32 определя начина на образуване на книгите, които съдържат нотариални актове и документи. Тези книги се съставят в томове по 200 документа, като всяка година започва ново номериране. В книгата по чл. 4, т. 4 се вписват нотариални и други актове, а при отказ от вписване от съдията, се прилага определението на съда. Завършените томове се подшиват, номерират, прошнуроват, подпечатват и подписват от нотариуса.
Чл. 7
Чл. 7 от Наредба № 32 определя задълженията за водене на общия регистър от нотариусите. В него се записват хронологично образуваните нотариални дела, извършените нотариални актове, удостоверявания, покани, протести, констативни протоколи и справки. Регистърът може да бъде в хартиен формат А3 или А4, а при електронно водене - по образец. Няма да се водят повече от един общ регистър, а записите трябва да позволяват достоверни справки.
Чл. 8
Чл. 8 от Наредба № 32 определя правилата за водене на азбучен указател на страните по нотариални производства. В указателя се записват имената на страните, единният граждански номер или, при липса на такъв, мястото и датата на раждане. Записва се и ролята на лицето в производството, видът на действието, както и номера на акта и нотариалното дело. При участие на едно и също лице в различни производства, то се записва отделно за всяко производство. Указателят трябва да е в определен формат и по образец от приложение № 2.
Чл. 9
Чл. 9 от наредбата описва задълженията на нотариусите относно регистрирането на саморъчните завещания и документи, предадени за съхранение. В регистъра се записват името на завещателя, номерът на нотариалното дело, и номерът на общия регистър. При връщане на завещание се прави бележка, а при обявяване се отбелязват датите на обявяване и издаване на препис. За документи, предадени за съхранение, се записват номерът на нотариалното дело, номерът на общия регистър, информация за връщането им, качеството на лицето, на което са върнати, и датата на връщането.
Чл. 9а
Наредба № 32 определя задълженията на нотариусите за въвеждане и изпращане на различни извлечения в информационната система на Нотариалната камара. Нотариусите трябва да изпращат извлечения от пълномощни, удостоверени документи, завещания, както и документи, свързани с вписвания в търговския регистър и Централния регистър на особените залози. Въвеждат се нови изисквания за извлечения, свързани с действия пред банки, органите на Министерството на вътрешните работи, Националната агенция за приходите, инвестиционни посредници и застрахователи.
Чл. 9б
Чл. 9б от Наредба № 32 предоставя право на ограничен достъп за въвеждане на извлечения на органите на местната администрация с нотариална компетентност. Достъпът се осъществява чрез интернет с потребителски интерфейс, защитен канал и изискване за потребителско име и парола.
Чл. 10
Наредбата регулира образуването и управлението на нотариални дела. Нотариално дело се образува по молба за извършване на нотариален акт, завещание или обстоятелствена проверка. Ново дело не се образува при определени условия, като например при извършване на акт по вече образувано дело. Всички дела се записват в регистри и се номерират ежегодно. Нотариалните дела по извършване на нотариален акт и обстоятелствена проверка се съхраняват 5 години, а завещанията - 100 години, след което подлежат на унищожаване или предаване в държавен архив.
Чл. 11
Наредба № 32 регламентира какви документи се съхраняват в нотариалните дела. В зависимост от вида на делото, се изискват различни документи, като молби, подписани актове, декларации и протоколи. За нотариални завещания и актове за отмяна се съхраняват молби и подписани актове, а за саморъчни завещания - затворен плик и протокол. При депозирани документи се изисква приемателен протокол и доказателства за качеството на лицето, на което се връщат документите. Нотариусите могат да искат копия от официални документи, представени по делата.
Чл. 12
Член 12 от Наредба № 32 регламентира, че действията, предвидени в чл. 22 от Закона за нотариусите и нотариалната дейност, трябва да бъдат възложени с писмен договор, който се сключва между страните и нотариуса. Тази разпоредба е изменена с ДВ, бр. 73 от 2003 г.
Чл. 13
Чл. 13 от Наредба № 32 регламентира начина на съставяне на счетоводните документи на нотариусите, които трябва да бъдат в съответствие със Закона за счетоводството. Освен това, сметките по чл. 89 от Закона за нотариусите и нотариалната дейност се изготвят по образец, посочен в приложение № 4.
Чл. 14
Чл. 14 описва формата и съдържанието на печата на нотариуса, който е с кръгла форма и диаметър 40 мм. В средата на печата са включени името и фамилията на нотариуса, надпис "Район на действие", съкращението "Р. С." и седалището на районния съд. Около текста в горната част е надписът "Нотариус" и номерът на нотариуса в регистъра на Нотариалната камара, а в долната част - "Република България". Одобрението на образеца на печата се извършва от министъра на правосъдието с удостоверение, което съдържа графично изображение на печата. Нотариусът може да притежава един гумен, един металически и един сух печат.
Чл. 15
Член 15 от Наредба № 32 от 29 януари 1997 г. регламентира процеса по изработване на печат на нотариуса. За целта е необходимо представяне на удостоверение по чл. 14, ал. 2, както и извлечение от регистъра на Нотариалната камара, което да съдържа всички данни по чл. 16, ал. 1 от Закона за нотариусите и нотариалната дейност, включително номера, под който нотариусът е вписан в регистъра.
Чл. 16
Чл. 16 от Наредба № 32 предвижда задължения на нотариусите при изгубване, повреда или промяна на печата. При изгубване на печат нотариусът трябва незабавно да уведоми Нотариалната камара и да изработи нов печат. При промяна на данните в печата също се уведомява камарата и старите печати се унищожават. При повреда на печата нотариусът подава писмено искане за унищожаване, което се извършва от комисия на Нотариалната камара с протокол и сравнителни образци.
Чл. 17
Чл. 17 от Наредба № 32 предвижда, че удостоверителните надписи върху документите могат да се поставят с щемпели, които следват образеца в приложение № 6. Освен основните надписи, с щемпели могат да се добавят и допълнения като "помощник" и "по заместване", както и други надписи, свързани с удостоверяването на документи.
Чл. 18
Наредба № 32 от 29 януари 1997 г. регламентира изготвянето на нотариални актове на правоъгълни листове бяла хартия с формат А4. Проектите за нотариални актове, които подлежат на вписване, се изготвят в минимум пет екземпляра, а за завещания и актове за отмяна на завещание - в минимум четири. Нотариусът вписва своето име, номер в регистъра на Нотариалната камара и местоположение на канцеларията си. Празните полета на актовете трябва да осигуряват място за подвързване, а страниците се номерират. Специални разпоредби важат за актовете, изготвени от поземлените комисии.
Чл. 19
Проектите на документите трябва да се изготвят на двете страни на листа. На последната страница трябва да има място за подписите на страните и нотариуса. При недостатъчно място се използва продължение, което се подписва и печата от нотариуса. Ако документът е за вписване, на първата страница трябва да има място за вписването.
Чл. 20
Чл. 20 от Наредба № 32 задължава нотариусите да номерират и подлепват документи и преписи, които са на повече от един лист. Всеки два листа трябва да се скрепят с подписа и печата на нотариуса на минимум две места. Екземплярите, предназначени за страните, се предават срещу подпис. Ако екземплярите са на повече от един лист, те могат да се прошнуроват, като краищата на лентата се завързват и скрепяват с восък или друг материал, върху който се полага печатът на нотариуса.
Чл. 21
Чл. 21 регламентира процедурата за вписване на нотариални актове и документи. Нотариалните актове се представят за вписване в деня на удостоверяването в четири екземпляра, един от които може да е само подписан. Молбата за вписване се изготвя в два подписани екземпляра, като към единия се прилага документ за платена такса. Нотариусът трябва да представи нотариални завещания и актове за отмяна на завещание в срок от 3 дни. При саморъчно завещание, нотариусът уведомява съдията по вписванията за името на завещателя в същия срок.
Чл. 22
При настъпване на основание за загубване правоспособност на нотариус, служебният архив се запечатва по разпореждане на председателя на районния съд. Запечатването може да бъде поискано от нотариуса, неговите наследници, кмета, районния съдия, настойника, министъра на правосъдието, председателя на съда, дисциплинарната комисия, съдия-изпълнителя, служителите в нотариалната кантора или Съвета на нотариусите. Запечатването трябва да бъде поискано веднага след узнаване на обстоятелството. Председателят на районния съд може да постанови запечатване служебно, а за извършените действия уведомява Съвета на нотариусите.
Чл. 23
Разпечатването на служебните архиви на нотариусите се извършва по искане на Съвета на нотариусите. Представител на Нотариалната камара прави опис на архива, който се предава на нотариус от същия район или на съдия по вписванията, ако няма желаещи. Наследниците на починалия нотариус решават на кого да бъде предоставен архивът в срок от две седмици. Ако няма посочен нотариус, Съветът на нотариусите взема решение. Протокол за предаване на архива се съставя с опис на регистрите и документите, който се подписва от всички участници. Ако описът не е завършен в деня на разпечатването, председателят на районния съд може да разпореди запечатване до следващия ден.
Чл. 23а
Чл. 23а от Наредба № 32 урежда процедурата по изземване на печата на нотариуса, когато той загуби правоспособност. Печатът се изземва от представител на Нотариалната камара и се съставя протокол. Иззетият печат се съхранява до възстановяване на правоспособността на нотариуса. Ако нотариусът не поиска възстановяване в срок от една година, печатът се унищожава.
Чл. 24
Член 24 от Наредба № 32 предвижда, че след предаване на архива, печатите на нотариуса се унищожават от комисия, състояща се от двама представители на Нотариалната камара. За унищожаването на печатите се съставя протокол, който включва не по-малко от пет сравнителни образци от служебните печати на нотариуса.
Чл. 25
Чл. 25 определя структурата и изискванията за нотариалните кантори. Нотариалната кантора трябва да има два или повече функционално свързани помещения, вписани в регистъра на Нотариалната камара. Задължително е наличието на външен надпис "Нотариална кантора" или "Нотариус". В кантората се помещават канцеларията на нотариуса и служебният архив. Нотариалната кантора може да бъде запечатана само при загуба на правоспособност на нотариуса, а помещенията не се запечатват, ако се ползват съвместно с други нотариуси.
Чл. 26
Фирмата на нотариалната кантора трябва да е индивидуална за всеки нотариус и да включва "Нотариална кантора" или "Нотариус", собственото и фамилното име на нотариуса, и номера на регистъра на Нотариалната камара. Допустимо е да се добавят информация за района на действие, адреса и работното време, но фирмата не може да бъде предмет на търговска реклама.
Чл. 27
Нотариалните кантори са задължени да работят в часовете, които съвпадат с работното време на съответния районен съд. Освен това, нотариалните актове, които подлежат на вписване, трябва да се извършват най-късно два часа преди края на приемното време на службата по вписванията.
Чл. 28
Наредбата регулира условията за временно затваряне на нотариалните кантори, като допуска общо до 25 работни дни в годината и до 2 часа в рамките на един работен ден. Освен това, наредбата внася изменения и допълнения в Наредба № 28 от 1995 г., свързани с функциите на служителите и управлението на архивите на нотариусите. Включва и разпоредби за сроковете за съхранение на различни регистри и документи, както и задължения на нотариусите относно въвеждане на данни в информационната система на Нотариалната камара. Наредбата влиза в сила след обнародването й в "Държавен вестник".
§1
В Наредба № 28 от 20 март 1995 г. се правят изменения в различни членове, свързани с функциите на служителите в помощните звена на съдилищата. Основните промени включват замяна на термини, свързани с нотариалните служби, с 'службите по вписванията'. Променят се и сроковете за съхранение на регистри и книги, като за регистри за гражданско състояние се установява срок от 100 години, а за регистри на юридически лица и търговски регистри - 75 години. Освен това, заглавието на глава осма се променя от 'Нотариален книговодител' на 'Книговодител по вписванията'.
§2
Наредба № 32 от 29 януари 1997 г. за служебните архиви на нотариусите и нотариалните кантори е издадена на основание на определени членове от Закона за нотариусите и нотариалната дейност, както и от Гражданския процесуален кодекс. Параграф 2 от наредбата е изменен с ДВ, бр. 73 от 2003 г. Заключителните разпоредби към наредбата за изменение и допълнение на Наредба № 32 са обнародвани в ДВ, бр. 24 от 2008 г. и влизат в сила от 04.03.2008 г.
§2 и заключителни разпоредби към Наредба за изменение и допълнение на Наредба № 32
Наредба № 32 за службените архиви на нотариусите и нотариалните кантори влиза в сила от деня на обнародването ѝ в "Държавен вестник". Заключителните разпоредби към наредба за изменение и допълнение на Наредба № 32, обнародвана в бр. 31 от 2008 г., влизат в сила от 05.04.2008 г.
§ 2 и Заключителни разпоредби
Наредба № 32 за служебните архиви на нотариусите и нотариалните кантори влиза в сила 14 дни след обнародването си в "Държавен вестник". Заключителните разпоредби относно изменението и допълнението на наредбата обявяват, че новата наредба е в сила от 18.09.2009 г., но е обявена за нищожна с решение на ВАС от 30.11.2009 г.
§5
Параграф §5 от Наредба № 32 е обявен за нищожен с Решение № 14409 от 30.11.2009 г. на ВАС. Въпреки това, в него се посочва, че нотариусът трябва да въведе и изпрати в информационната система на Нотариалната камара данни в 30-дневен срок от влизане в сила на наредбата. Това включва данни по чл. 9а, т. 1 и 2 от 1 март 2008 г. и налични данни по чл. 9а, т. 3 в служебния архив на нотариуса.
§6 и Заключителни разпоредби към Наредба № 32
Наредба № 32 за служебните архиви на нотариусите и нотариалните кантори влиза в сила в срок от шест месеца след обнародването ѝ в "Държавен вестник". Заключителните разпоредби включват допълнение към наредбата, обнародвано в ДВ, брой 33 от 2010 г., с влизане в сила от 30 април 2010 г.
§4
Нотариусите са задължени в 30-дневен срок след влизането в сила на наредбата да въведат и изпратят в информационната система на Нотариалната камара необходимите данни. Това включва данни по чл. 9а, т. 1 и 2 от 1 март 2008 г., както и всички налични данни по чл. 9а, т. 3 от служебния архив на нотариуса.
§5
Наредбата влиза в сила от деня на обнародването в "Държавен вестник". Преходните и заключителните разпоредби към наредбата за изменение и допълнение на Наредба № 32 са обнародвани в Държавен вестник, брой 12 от 2016 г. и влизат в сила от 13 април 2016 г.
§4
Министърът на правосъдието, в съгласие със Съвета на нотариусите, е задължен да издаде Инструкция, която да регулира достъпа до информационната система, предвидена в чл. 28б от Закона за нотариусите и нотариалната дейност. Тази инструкция се основава на чл. 2а, ал. 1 от Наредба № 32 от 1997 г. за служебните архиви на нотариусите и нотариалните кантори.
§5
Наредбата влиза в сила в двумесечен срок от деня на обнародването в "Държавен вестник". Заключителните разпоредби към наредбата за допълнение на Наредба № 32 от 1997 г. са обнародвани в Държавен вестник, брой 37 от 2023 г. и влизат в сила от 27.05.2023 г.
§2 от Наредба № 32 и Заключителни разпоредби към Наредба за изменение и допълнение на Наредба № 32.
Наредба № 32 влиза в сила в срок от един месец след обнародването ѝ в "Държавен вестник". Последните изменения и допълнения на наредбата са обнародвани в брой 70 от 2023 г. и влизат в сила от 17 септември 2023 г.
§3
Наредба № 32 от 29 януари 1997 г. за службените архиви на нотариусите и нотариалните кантори влиза в сила един месец след обнародването си в 'Държавен вестник'. Приложенията към наредбата включват образци на регистри, сметки, печати и нотариални актове, които нотариусите трябва да използват в своята работа. Включени са образци за общ регистър, азбучен указател, регистър за завещания и различни видове нотариални актове, както и информация относно събиране на такси и задължения при неплащане.
