НАРЕДБА № 3 ОТ 18 НОЕМВРИ 2014 Г. ЗА СЪХРАНЯВАНЕТО, ПОЛЗВАНЕТО И РАЗПОРЕЖДАНЕТО С ДОКУМЕНТИ ОТ БИБЛИОТЕЧНИЯ ФОНД
Това е резюме на текстовете от нормативния акт, целящо лесно и бързо запознаване на потребителя с нормите в него.
Виж оригиналния текст на документа
Чл. 1
Наредбата урежда условията и реда за съхраняването, ползването и разпореждането с документи от библиотечните фондове на обществените библиотеки, независимо от тяхната ведомствена подчиненост или собственост. Дейностите по управление на библиотечните фондове включват съхранение, ползване и разпореждане с документи, които представляват културни ценности, и се извършват съгласно Закона за културното наследство.
Чл. 2
Наредбата определя задълженията на обществените библиотеки за осъществяване на дейности, свързани с библиотечните документи. Те включват придобиване на нови документи, регистриране и отчисляване на съществуващи, осигуряване на ползването им, както и контрол върху спазването на задълженията на ползвателите и библиотекарите за опазване на библиотечните фондове.
Чл. 3
Обществените библиотеки получават библиотечни документи чрез различни методи като закупуване, депозит, обмен или дарение. Всеки документ постъпва с първичен счетоводен документ, който може да бъде фактура, депозитен списък или акт.
Чл. 4
Чл. 4 от Наредба № 3 предвижда, че за библиотечни документи, закупени без изготвяне на първичен счетоводен документ, се съставя акт (разписка). Този акт трябва да съдържа данните по чл. 6, както и имената или наименованието, адреса и други данни за продавача.
Чл. 5
Чл. 5 от Наредба № 3 указва, че библиотечните документи, които постъпват по депозит, се приемат чрез депозитни списъци. Тези списъци се изготвят от Националната библиотека "Св. св. Кирил и Методий" и придружават всяка пратка от документи.
Чл. 6
Наредбата регламентира приемането на библиотечни документи, постъпващи чрез обмен и дарение. Приемането става с акт, който включва общия брой и стойност на документите, както и основанието за придобиване. За библиотеки с фонд над 300 хиляди единици, списъкът не е задължителен. Всеки акт за постъпили документи се съставя в два екземпляра, а актът за дарение - в три, с необходимата информация за дарителя. Съставянето на акта става от тричленна комисия, назначена от директора на библиотеката.
Чл. 7
Чл. 7 от Наредба № 3 указва, че библиотечните документи се приемат и регистрират от библиотар. Регистрацията включва вписване на номера на документа в Книгата за движение на библиотечния фонд и инвентарния номер на документа на гърба на първичния счетоводен документ. Библиотекарят подписва документа и го предава в счетоводството.
Чл. 8
Чл. 8 определя процедурите за получаване на библиотечни документи, предназначени за различни фондове в библиотеката. За подръчните фондове библиотекарите получават документи по списък, в който се вписват инвентарните номера и датата на получаване, подписан от библиотекаря. За самостоятелни библиотеки в мрежа за централизирано комплектуване, документите се получават от ръководителя на звеното, който вписва регистрационен номер на гърба на счетоводния документ и се подписва.
Чл. 9
Когато библиотечни документи постъпват безвъзмездно или без отбелязана цена, стойността им се определя по пазарни цени. Определянето на пазарните цени се извършва от комисия, назначена от директора на библиотеката или ръководителя на съответната организация.
Чл. 10
Чл. 10 от наредбата определя процедурата за оценка на ръкописи и непубликувани документи, както и редки и ценни издания. Оценката се извършва от комисия, назначена от директора на библиотеката. Ако комисията установи, че документите имат културна и научна стойност, тя предлага на ръководителя на библиотеката да ги идентифицира като културни ценности в съответния музей.
Чл. 11
Чл. 11 от Наредба № 3 определя изискванията към първичните счетоводни документи за библиотечни документи. Те трябва да съдържат информация за общия брой и стойност на постъпилите документи, данни за автора, заглавието, тома, цената на всеки документ, датата на получаване и подпис на приемащия. При наличие на търговска отстъпка или начислен ДДС, цената на документите се преизчислява и записва в инвентарната книга. На базата на тези документи се увеличава балансовата стойност на библиотечния фонд.
Чл. 12
Чл. 12 от Наредба № 3 от 18 ноември 2014 г. задължава всички придобити библиотечни документи при регистрация да бъдат подпечатани с правоъгълния печат на библиотеката. Това е част от процедурата за регистриране на библиотечните документи.
Чл. 13
Чл. 13 определя процедурите за приемане и регистрация на библиотечните документи. Регистрацията е обща и индивидуална. Общата регистрация се извършва в Книгата за движение на библиотечния фонд, а индивидуалната - в инвентарна книга. Книгата за движение се води в три части: 1) Регистриране на постъпили материали, 2) Регистриране на отчислените материали и 3) Резултати от движението на библиотечния фонд, всяка по образец от приложенията на наредбата.
Чл. 14
Чл. 14 от Наредба № 3 определя процедурата за регистрация на постъпилите библиотечни документи в Книгата за движение на библиотечния фонд. Тази книга може да бъде поддържана на електронен или хартиен носител. Регистрацията включва вписване на дата и номер на вписването, източника на документите, вид и номер на първичния счетоводен документ, общия брой на документите, информация за вписаните в инвентарната книга документи, както и разпределение по вид, съдържание и език.
Чл. 15
Чл. 15 определя, че поредните номера на вписванията в библиотечния фонд започват от номер едно за всяка календарна година. В част 3 "Резултати от движението на библиотечния фонд" от Книгата за движение на библиотечния фонд се вписват броят и стойността на библиотечните документи, които са собственост на библиотеката, на база общо регистрираните документи.
Чл. 16
Чл. 16 от Наредба № 3 определя правилата за индивидуална регистрация на библиотечните документи в инвентарна книга. Регистрацията включва данни като дата на вписването, инвентарен номер, автор, заглавие, том, година на издаване, цена, номер и дата на вписването в Книгата за движение на библиотечния фонд, както и номер и дата на акта за отчисляване и сигнатура за мястото във фонда. Всеки документ получава уникален инвентарен номер, който започва от 1 и продължава последователно, за да се контролира наличността на библиотечните документи.
Чл. 17
Наредба № 3 от 18 ноември 2014 г. регламентира начина на инвентиране на библиотечните документи. Всяка библиотека може да води инвентаризацията в една или повече инвентарни книги. Забраняват се поправки и зачертавания в инвентарните записи. При необходимост от поправка, новият текст се записва в раздела за забележки, с дата и подпис на библиотекаря.
Чл. 18
Чл. 18 определя правилата за съхранение и регистрация на периодични издания в библиотеките. Периодични издания, които се съхраняват трайно, се регистрират и инвентират, докато тези, които се прочистват редовно, не подлежат на регистрация и инвентаризация. Разходите за прочистените издания не се включват в стойността на библиотечния фонд.
Чл. 19
Член 19 от Наредба № 3 указва, че определени категории документи, като патенти, стандарти, фирмена литература, служебни издания, непубликувани материали и илюстровани картички, не подлежат на остойностяване и инвентиране. Те се регистрират общо.
Чл. 20
Член 20 от Наредба № 3 предвижда, че библиотечните документи, които са придобити за нуждите на международния и вътрешния обмен, не подлежат на обща регистрация и инвентаризация.
Чл. 21
Чл. 21 от Наредба № 3 от 18 ноември 2014 г. определя изискванията за водене на специална документация за библиотечните документи. Тази документация трябва да включва дата и пореден номер на вписването, вид на документа, номер и дата на първичния счетоводен документ, заглавие, единична цена, брой на екземплярите, обща стойност, адресат, номер и дата на писмото, както и номер на пакета, с който са изпратени документите.
Чл. 22
Чл. 22 от Наредба № 3 от 18 ноември 2014 г. указва, че библиотечните документи, които не се инвентират, се приемат с подписа на библиотекаря на гърба на първичния счетоводен документ. Това удостоверява приемането на документите.
Чл. 23
Член 23 от Наредба № 3 предвижда, че всички библиотечни документи, които са придобити след регистрация, трябва да бъдат подпечатани с правоъгълния печат на библиотеката.
Чл. 24
След приключване на регистрацията, библиотечните документи се предават за ползване в зависимост от предназначението им. За служебни нужди документите се получават срещу подпис от библиотекар или оправомощено лице. За подръчните фондове в библиотеката, документите се получават по списък от библиотекарите, който включва инвентарните номера и дата на получаване. За други библиотеки, включени в мрежа за централизирано комплектуване, документите се получават от ръководителя на звеното с вписване на регистрационен номер и подпис.
Чл. 25
Чл. 25 от Наредба № 3 от 18 ноември 2014 г. уточнява, че разноските за подвързия и реставрация на библиотечните документи, както и пощенските и транспортните разноски за доставянето им в библиотеката, се записват като разход и не се включват в стойността на библиотечния фонд.
Чл. 26
Чл. 26 определя изискванията за съхранение на книгата за движение на библиотечния фонд и инвентарната книга. Те трябва да се съхраняват безсрочно на хартиен и електронен носител. Документите на хартиен носител трябва да бъдат прошнуровани, номерирани, подпечатани и заверени от директора на библиотеката или ръководителя на организацията. Документите на електронен носител трябва да се архивират в съответствие с Закона за счетоводството.
Чл. 27
На документите, посочени в чл. 26, се прави опис, който трябва да бъде подписан и заверен от директора на библиотеката или от ръководителя на организацията, към която принадлежи библиотеката. Тези описи се съхраняват безсрочно.
Чл. 28
Чл. 28 от Наредба № 3 забранява преписването на Книгата за движение на библиотечния фонд и инвентарните книги, както и преинвентирането на библиотечните документи. Въпреки това, в изключителни случаи, тези действия могат да бъдат разрешени, ако има експертно становище от съответните органи и заповед от директора на библиотеката или ръководителя на организацията, към която библиотеката принадлежи.
Чл. 29
Чл. 29 от Наредба № 3 от 18 ноември 2014 г. определя, че прочистването на библиотечния фонд се извършва чрез вторичен подбор и установяване на липсващи библиотечни документи. Това означава, че библиотеките трябва да преглеждат и оценяват наличните документи, за да идентифицират кои от тях могат да бъдат изключени от фонда и да се установят липсващи елементи.
Чл. 30
Чл. 30 от Наредба № 3 от 18 ноември 2014 г. определя условията за отчисляване на библиотечни документи от фонда на библиотеките. Документите могат да бъдат отчислени, ако са остарели по съдържание, налични са много екземпляри, неподходящи са за профила на библиотеката, физически са изхабени, повредени или невърнати от ползватели, липсват при инвентаризация, или са неизползваеми носители на информация. Също така, документи, повредени или унищожени при стихийни бедствия или кражба, могат да бъдат отчислени.
Чл. 31
Чл. 31 от Наредба № 3 определя критериите за подбор на библиотечни документи, които включват: 1) остарели по съдържание и несъответстващи на функциите на библиотеката, оценявани по научна или практическо-приложна стойност и показатели за използване; 2) документи с ненужна екземплярност, оценявани по използването им, като документи, заемани за дома, не трябва да са използвани нито веднъж през последните 4-5 години; 3) неподходящи за профила на библиотеката.
Чл. 32
Чл. 32 от Наредба № 3 от 18 ноември 2014 г. определя, че библиотеките не могат да прочистват документи, които са задължени да съхраняват. Това включва научни трудове, библиотечни документи с културна и научна стойност, старопечатни и редки издания, ръкописи, инкунаболи, документи с краеведско значение, както и документи, идентифицирани като културни ценности.
Чл. 33
Прочистването на периодичните издания в библиотеките се извършва по същите правила и основания, както и за останалите библиотечни документи. Тези правила са определени от директора на библиотеката или от ръководителя на организацията, в която библиотеката функционира.
Чл. 34
Чл. 34 от Наредба № 3 от 18 ноември 2014 г. определя, че патентите в библиотечния фонд се прочистват след изтичане на сроковете за тяхната валидност. Стандартите пък се прочистват, когато бъдат заменени с нови или когато престанат да бъдат действащи.
Чл. 35
Наредба № 3 от 18 ноември 2014 г. определя процедурата за отчисляване на библиотечни документи. Отчисляването се извършва от комисия, назначена от директора на библиотеката, и включва библиотекар и счетоводител. Комисията съставя акт с информация за отчислените документи, включително автор, заглавие, година на издаване и стойност. Актовете се номерират и се съставят в два екземпляра. При отчисляване по различни причини се съставят отделни актове. Към акта се прилагат документи в зависимост от причината за отчисляването, а данните за отчислените документи се регистрират в Книгата за движение на библиотечния фонд.
Чл. 36
Чл. 36 от Наредба № 3 определя как да се разпореждат с отчислените библиотечни документи. Документите, които са остарели, многоекземплярни и неподходящи за библиотеката, могат да се продават чрез книжарници на библиотеката, да се предоставят на антикварни магазини, безвъзмездно на организации с обществена полза или на държавни и общински институции, или да се обменят с други библиотеки. Физически изхабените документи, които не са продадени и не са предадени на други библиотеки, трябва да се предадат за вторични суровини.
Чл. 37
Чл. 37 от Наредба № 3 от 18 ноември 2014 г. предвижда, че периодичните издания, които не са регистрирани по реда на раздел III, се бракуват по общия ред за бракуване на материални запаси.
Чл. 38
Член 38 от Наредба № 3 от 18 ноември 2014 г. постановява, че средствата, получени от продажба на библиотечни документи, могат да се използват единствено за закупуване на нови библиотечни документи. Това означава, че библиотеките са задължени да инвестират получените средства обратно в библиотечния фонд.
Чл. 39
Чл. 39 от Наредба № 3 предвижда, че при отчисляване на библиотечни документи, инвентарните номера и цените им в инвентарните книги на хартиен носител се зачертават с червен цвят. Също така, в инвентарните книги на електронен носител се попълват необходимите данни. Отчислените екземпляри трябва да бъдат унищожени с печат 'отчислено', като инвентарните номера и печатът на библиотеката също се премахват.
Чл. 40
Наредба № 3 от 18 ноември 2014 г. предвижда инвентаризация на библиотечните фондове да се извършва ежегодно. Цялостна инвентаризация се прави на колекциите от ръкописи, старопечатни книги, редки, ценни, справочни и краеведски издания. Допълнително, по репрезентативния метод, се инвентаризира определен процент от библиотечния фонд, който зависи от размера на фонда. Библиотеки с фонд до 50 000 инвентаризират не по-малко от 10%, с фонд от 50 000 до 200 000 - не по-малко от 5%, а с фонд над 200 000 - не по-малко от 2%.
Чл. 41
Чл. 41 от Наредба № 3 регламентира, че част от липсите, установени при инвентаризация на библиотечните документи, могат да бъдат признати за естествени загуби. Тези загуби не водят до търсене на отговорност от библиотекарите. Определени са допустимите размери на естествените загуби: 5 на хиляда за фонд с до 50% свободен достъп и 10 на хиляда за фонд с над 50% свободен достъп.
Чл. 42
Чл. 42 определя отношенията между ползвателите и библиотеката, които се регулират от Закона за задълженията и договорите при заемане на библиотечни документи. Договорът за заем се установява с писмен документ или електронен запис, който включва лични данни на ползвателя и информация за заетия документ. Условията на договора се определят в утвърдени правила за обслужване на ползвателите. Редът за заемане на документи се определя от същите правила.
Чл. 43
Чл. 43 от Наредба № 3 от 18 ноември 2014 г. определя задълженията на ползвателите на библиотечни документи. Всеки ползвател трябва да се грижи за запазването на заетите документи, да ги върне в определения срок в годно състояние и да не ги преотстъпва на трети лица. В случай на невръщане на документите в срок, библиотеката има право да налага санкции, включително парично обезщетение, съгласно правилата за обслужване.
Чл. 44
Член 44 от Наредба № 3 предвижда, че при ненавременно връщане на заетите библиотечни документи, се прилагат разпоредбите на чл. 66 - 68 от Закона за обществените библиотеки и Гражданския процесуален кодекс. Това означава, че библиотеките имат правото да вземат мерки за възстановяване на документите, съгласно установените правни норми.
Чл. 45
Ръководителят на библиотеката има правото да прекрати договора за заемане на библиотечни документи, ако ползвателят не спазва правилата за обслужване на потребителите.
Чл. 46
Чл. 46 от Наредба № 3 предвижда, че ако библиотеката има данни за извършено престъпление от ползвателя (например кражба или палеж), ръководството на библиотеката е задължено да уведоми специализираните органи. За целта се изпраща необходимата документация, която да послужи за възбуждане на наказателно преследване.
Чл. 47
Директорът на библиотеката утвърджава правила за обслужване на ползвателите. Библиотекарите са задължени да информират ползвателите за тези правила, които включват задължения за опазване на библиотечните документи и санкции за неизпълнение.
Чл. 48
Съгласно Чл. 48 от Наредба № 3 от 18 ноември 2014 г., библиотекарят е задължен да предприеме незабавни мерки при нарушения, извършени от ползватели на библиотечния фонд. Конкретните мерки са описани в раздел VІ на наредбата.
Чл. 49
Библиотекарят е отговорен за точното попълване на документи, проверка на състоянието на библиотечните документи при предаване и приемане, и спазване на сроковете за връщане. При автоматизирано обслужване, библиотекарите трябва точно да въвеждат данни и да потвърдят връщането на документите.
Чл. 50
Чл. 50. (1) Библиотекарите трябва да установят специален режим за ползване и репродуциране на редки и ценни библиотечни документи, документи получени по междубиблиотечно заемане и документи с краеведско значение. (2) Библиотекарите са задължени да предприемат мерки за защита на библиотечните фондове от кражби, пожари и наводнения.
Чл. 51
Библиотекарят носи материална отговорност за липсите на документи от библиотечния фонд, установени при инвентаризация. Отговорността се прилага, когато комисията установи, че библиотекарят има персонална вина за липсите и направи предложение за възстановяване на липсващите документи.
Чл. 52
Съгласно Чл. 52 от НАРЕДБА № 3 от 18 ноември 2014 г., библиотекарят е задължен да заплати установените липси при инвентаризация, които надхвърлят нормативите за естествени загуби, определени в наредбата. Заплащането се извършва по цени на библиотечните документи, които са актуализирани чрез преоценка, ревалоризация и деноминация.
Чл. 53
Наредба № 3 от 2014 г. регулира съхранението, ползването и разпореждането с документи от библиотечния фонд. Чл. 53 определя, че Комисията по инвентаризация предлага кои липси да се считат за естествени загуби и кои да бъдат възстановени от библиотекаря. Допълнителните разпоредби уточняват термини като "ползвател", "библиотечни документи", "свободен достъп" и "междубиблиотечно заемане". Наредбата предвижда и необходимостта от автоматизирани системи за регистрация на библиотечни документи, както и разработване на допълнителни вътрешни нормативни актове от специализирани библиотеки. В сила е от обнародването си в "Държавен вестник".
§ 1
В преходните и заключителни разпоредби на Наредба № 3 от 18 ноември 2014 г. се определят основни термини, свързани с библиотечните услуги. "Ползвател" е лицето, което получава услуги от обществените библиотеки. "Библиотечни документи" се отнасят до документите, собственост на обществена библиотека, а "Свободен достъп" е правото на ползвателите да имат пряк достъп до част от библиотечните колекции. "Междубиблиотечно заемане" описва заемането на документи между библиотеки, което е аналогично на заемането от читатели.
§3
Националната библиотека "Св. св. Кирил и Методий" и библиотеките, притежаващи специални колекции (като ръкописи, старопечатни книги и архиви), са задължени да разработят допълнителни вътрешни нормативни актове, които да регулират управлението и ползването на тези колекции.
§5
Наредба № 3 от 18 ноември 2014 г. за съхраняването, ползването и разпореждането с документи от библиотечния фонд е издадена на основание чл. 55, ал. 2 от Закона за обществените библиотеки. Заключителните разпоредби на наредбата за изменение и допълнение на Наредба № 3 са обнародвани в Държавен вестник, брой 10 от 2015 г. и влизат в сила от 06.02.2015 г.
§6
Наредбата за съхраняването, ползването и разпореждането с документи от библиотечния фонд влиза в сила от деня на обнародването й в 'Държавен вестник'. Включва приложения за регистриране на постъпили и отчислени материали, както и инвентарна книга за движение на библиотечния фонд. Приложенията съдържат таблици за документиране на постъпленията и отчисленията на книги и периодични издания, с указания за видове литература и тяхното движение.
